Ажиллагсадын ажилтнуудад ямар бичиг баримтыг өгөх ёстой вэ?
Бусдад хандах нь Хүний нөөцийн ажилтнуудаар хязгаарлагддаг бөгөөд ажилтнууд өөрсдийн бүртгэлд хандах хүсэлт гаргаж болно. Өмгөөлөгч нь хуулийн этгээдийн ажил хэргийн баримт, агентын эрх ашгийг хамгаалах комисс (EEOC) -ын талаархи гомдлыг зарлаж болно.
Өмнөх ажилтан нь өөрийн боловсон хүчний бүртгэлийг хүсч болно.
Эдгээр бүх боломжит ашиглалт, боловсон хүчний бүртгэлүүдийн боломжит үзэгчдийн хувьд ажил олгогч нь ажилтны ажилтны түүхийн баримтыг хүний нөөцийн бүртгэлд үнэн зөв, бодит баримтаар хадгалах үүрэгтэй байх ёстой. Тиймээс эдгээр ерөнхий удирдамжийг байгууллагынхаа боловсон хүчний бүртгэлд хадгалдаг баримт бичигт хэрэглэнэ.
Ажилтны ажилтны файлын агуулгын ерөнхий удирдамж
- Хүний нөөцийн бүртгэлд үнэн зөв мэдээлэл байх ёстой. Судлаач эсвэл Хүний нөөцийн ажилтнуудын санал; санамсаргүй тэмдэглэл; хов жив; Үндэслэлгүй цуурхал; илэрч амжаагүй бусад ажилчдаас асуулт, илтгэл, эсвэл илт зөрчил; мөрдөн байцаалт хийгээгүй, мөрдөн байцаалт хийгээгүй, хийсэн дүгнэлт; болон бусад аливаа бодит бус мэдээлэл, тайлбар, тэмдэглэлийг ажилтны ажилтны файлаас хасах хэрэгтэй.
Хүний нөөцийн менежер хүний нөөцийн бүртгэлд орсныг дурдах нь хамгийн муухай тайлбаруудын нэг бол ажилд авах менежерийн ярилцлагын тэмдэглэлийг багтаасан. Нэг нь: "Шаардлагатай бол шатаар дээш доош бууж өгөх нь хэтэрхий их байдаг." Ажилтан, өмгөөлөгч, тэр ч байтугай ирээдүйн ажилчид, хянагч нар эдгээр тайлбарыг уншиж үзээрэй.
Өөр компанид менежер болон бусад ажилтнууд "Мэри уурладаггүй учраас уурлаж, дасгалжуулагчтайгаа хамт ажиллахын тулд ажлаа удаашруулсан" гэж бичсэн нотолгоог олж чадаагүй байна. Асуудлыг үзнэ үү?
- Ажилтнуудын тэмдэглэлийг зохих файлын байршлуудад бодитойгоор томилно. 1996 оны Эрүүл мэндийн даатгалын зөөвөрлөлт, хариуцлагын тухай хууль (HIPAA) , ажил олгогчдын шилдэг туршлага зэрэг хөдөлмөрийн хууль тогтоомж , улсын болон мужийн хууль тогтоомжид тулгуурласан компанийн бүртгэлийн ажилтнуудын бүртгэлийг тодорхойлох.
Дараа нь протоколд суурилна. Эмнэлгийн файлд харъяалагдах эмчийн файлыг санамсаргүй эмчийн шалтгааныг олохыг хүсэхгүй байна. Мөн цалингийн файлд ажилтнаа сурталчлах үндэслэл, үндэслэлийг та хүсч байна уу?
Мөн ажил олгогчдын ажилтнуудтай хийсэн хэлэлцүүлгийн талаар үндсэн шалгалт эсвэл тэмдэглэлтэй холбоотой ажилд авах шийдвэрийн бүртгэлийг та хүсэхгүй байна.
- Бичиг баримтыг зохих ёсоор бичихийн тулд ажилтнуудын бүртгэлд баримтжуулж байгаа ахлах ажилтан, менежер болон бусад ажилтнуудад бэлтгэгдсэн байх ёстой. Ажилтан дээр ажилтныг бүрэн зогсоох гэж байгаа талаар дурьдах нь ажилтнуудынхаа бүртгэлийг ямар ч шагналын эзнээр түрүүлж чадахгүй, гэхдээ шалгагдаагүй удирдагчид ижил төстэй тайланг бичиж мэддэг болно.
Хүний нөөцийн ажилтанд бүртгэл хөтлөх үүрэгтэй хүний нөөцийн файл руу хандах хандалтыг хязгаарлахын зэрэгцээ боловсон хүчний файлд юу хийх ёстойг мэдэж байх ёстой. - Ажилтны хөдөлмөрийн түүхийн эерэг болон сөрөг талуудыг хоёуланг нь багтаахын тулд ажилтнуудын бүртгэлд байршуулсан мэдээллийг тэнцвэржүүл . Ажилтнуудын тэмдэглэл бүрт сөрөг гарцыг онцлон тэмдэглэж, эерэг бүрэлдэхүүн хэсгүүдийг алддаг.
- Тайлангийн ажилтнууд болон компанийн албан хаагчдын бүртгэлтэй холбоотой хувийн тэмдэглэлүүдийн хоорондох ялгааг олж мэд. Гүйцэтгэлийг сайжруулахад ашиглагддаг удирдагчийн тэмдэглэл, төслийг гүйцэлдүүлэх, зорилгоо биелүүлэх, мөн өсөлтийг нэмэгдүүлэх, гүйцэтгэлийг хөгжүүлэх төлөвлөгөөг үнэн зөв тодорхойлох, жишээлбэл, албан тушаалтны бүртгэлд биш, хянагчийн хувийн файлд хамаарна.
Мөн менежментийн файлдаа тэмдэглэл хөтлөх, баримт бичгийг хадгалах талаар хянагч нарт зааварчилгаа өгөх шаардлагатай. Бодит баримт, үзэл бодол, үзэл бодол, үзэл бодол, үзэл бодлынхоо хувьд ижил шалгуур нь сэрэмжлүүлэг биш, хувийн тэмдэглэлд үйлчилнэ.
Хянагчийн хувийн тэмдэглэлийг шүүхийн журмаар дуудаж болно. Тиймээс хувийн тэмдэглэлд ч болгоомжтой хандахыг зөвлөж байна. Хяналтын ажилтнууд удирдлагын албан тушаалд байгаа албан хэрэг хөтлөлтийн цэдгүүдийг хуулбарлан хадгалахыг зөвлөдөггүй.
- Ажилд авах бичиг баримт, ярилцлагын тэмдэглэл нь маш хэцүү байдаг. Хамгийн сайн дадлага бол байршуулах албан тушаал бүрийн хувьд тусдаа файлыг хадгалах бөгөөд энэ нь байршуулах ажлыг шалгалтын жишиг болгон бөглөхтэй холбоотой бүх баримт бичгийг агуулсан байна. Өргөдөл гаргагчдын бөглөх, хамгаалах үсгүүд болон програмууд нь энэ файлд хамаарагдана, гэхдээ та хөлсөлсөн ажилтны өргөдлийг ажилтны боловсон хүчний файлд шилжүүлэх ёстой.
Энэ файл нь ажилтны мэргэшлийн чадварыг төлөөлөхгүй байх, албан ёсны нэр дэвшигчийг хөлслөх шийдвэрийг дэмжсэн албан ёсны хяналтын хуудас, маягтуудтай. Ажилд авах процессын явцад авч байсан менежерийн санаа бодол, тэмдэглэл нь энэ файлд хамаарахгүй. Хүний нөөцийн ажилтнууд эдгээр тэмдэглэлийг хөдөлмөрийн шийдвэрийн бүрэн баримтыг хадгалахын тулд цуглуулж болох боловч энэ нь боловсон хүчний бүртгэлд хамаарахгүй.
- Хөдөлмөр эрхлэлтийн баримт бичигт урамшуулал , хажуугийн боломжид шилжүүлэх , цалингийн өсөлт гэх мэт ажил эрхлэлтийн шийдвэрийн талаарх бодит баримт бичгүүд . Ажилтантай холбоотой хянагч буюу хүний нөөцийн талаарх санал бодол нь тийм биш юм. Сахилга батын албан ёсны бичиг баримтыг бичгээр сануулах зэрэг нь ажилтны боловсон хүчний файлд хамаарна.
Ажилтны бүртгэлд байх ёсгүй баримт бичгийн тодорхой жишээнүүд
Дараах мэдээллийг ажилтнуудын бүртгэлд оруулах ёсгүй. Баримт бичиг нь тусдаа файл шаардаж болох бөгөөд хяналт шалгалт эсвэл удирдлагын тэмдэглэл гэж ангилагдаж болох ба эсвэл захиалагчийн зүгээс бүхэлд нь хадгалах ёсгүй.
- Эмнэлгийн мэдээлэл нь эмнэлгийн файлд хамаарна.
- Цалингийн мэдээлэл нь цалингийн файлд хамаарна.
- Ажилчдын Нийгмийн халамжийн дугаар, эсвэл ажилчдын хамгаалагдсан ангиллын талаарх мэдээлэл , нас, хүйс, хүйс, үндэсний гарал үүсэл, хөгжлийн бэрхшээл, гэрлэлтийн байдал, шашны итгэл үнэмшил зэргийг багтаасан баримт бичиг нь ажилтнуудын файлд хадгалагдахгүй.
- Ажиллагсдын ажлыг удирдах, зорилгоо тодорхойлох, санал өгөх зэрэг зорилгоор хяналтын баримтжуулалтыг хувийн, ахлах менежер эсвэл менежерийн эзэмшсэн хавтаст бөглөсөн байх ёстой.
- Ажилчдын гомдол, гэрч ярилцлага, ажилтантай хийсэн ярилцлага, үр дүн, өмгөөллийн зөвлөмж, шийдэл, түүнчлэн хариу арга хэмжээ авахгүй байхын тулд мөрдөн байцаах материал, түүнчлэн ажилтнуудын бүртгэлээс тусдаа мөрдөгдөж буй мөрдөн байцаах баримт бичигт байх ёстой.
- Файлын ажилтан I-9 маягтууд нь I-9 файл эсвэл байршилд ажилчдын ажилтны бүртгэлээс алга болно.
- Эрүүгийн түүх, зээлийн тайлан, гэх мэт суурь шалгалтыг оруулаад, мансууруулах бодисын сорилын үр дүнг хянагч, менежер, ажилтны нэвтрэх боломжгүй тусдаа файлд байрлуулна . SHRM нь тусдаа файлыг санал болгож байна уу эсвэл энэ мэдээллийг мөн эмнэлгийн файлд оруулж болно.
- Ажилтны адил тэгш боломжийн бүртгэлийг өөрөө тодорхойлох маягт гэх мэт, засгийн газрын тайланг ажилтнуудын файлд ч, тэр ч байтугай хянагч нь хандах эрхгүй байх ёстой.
Хэрэв та эдгээр удирдамжийг дагаж мөрдвөл, танай байгууллага нь бодит байршил, дэмжлэг үзүүлэх боломжтой ажлын байрны түүх, ажилтнуудын бүртгэлийг зохих байршлуудад хадгалж байдаг.
Хариуцлага: Эрх мэдэлтэй байгаа мэдээлэл нь үнэн зөв, найдвартай байх баталгааг хангадаггүй гэдгийг анхаарна уу. Энэ сайтыг дэлхийн өнцөг булан бүрт үздэг хүмүүс, хөдөлмөр эрхлэлтийн хууль тогтоомж, дүрэм журмууд нь муж улсаас улс, орон бүрт харилцан адилгүй байдаг. Улс орноо, Холбоо, Олон улсын засгийн газрын нөөцөөс хууль зүйн туслалцаа авахыг хүсвэл, таны хууль ёсны тайлбар, шийдвэр нь таны байршилд зөв эсэхийг шалгаарай. Энэ мэдээлэл нь удирдамж, үзэл санаа, тусламж юм.