Ажилтнууд ажилтнуудынхаа файлыг хэрхэн олж харах боломжтой вэ?
Ажилтнууд эдгээр бүртгэлийг мэддэг учраас тэд файлыг агуулж буй эсэхийг харахын тулд тэдгээрийг үе үе үзэхийг хүсч байна.
Ажилтан (ба ажилчдын хуучин хандалт) хэрхэн хангах талаар шийдэхдээ таны бизнест хамааралтай аливаа хууль тогтоомжийг санаж байх хэрэгтэй.
Олон улс орнууд одоогийн болон хуучин ажилтнуудад зориулсан файлын тодорхой хэсгийг компанид гаргаж өгөхийг хуулиар шаарддаг. Таны бодлогыг бүх хууль тогтоомжийг дагаж мөрдөж буй эсэхийг баталгаажуулахын тулд өөрийн ажил олгогч өмгөөлөгчтэйгөө шалгаарай .
Тухайлбал, Холбооны хууль нь хөгжлийн бэрхшээлтэй америкчуудтай холбоотой бүртгэлийг ажилтнуудын бүртгэлээс тусдаа байлгахыг шаарддаг. Хэрэв танай компани HIPAA-д хамрагдах юм бол, таны эмнэлгийн бүртгэл хөтлөх нь мөн нийцэж байгаа эсэхийг шалгаарай.
Ажилтнууд файлынхаа талаар харахыг зөвшөөрдөг маш их хэмжээний сул тал бий. Гэхдээ ажилтан нь тодорхой мэдээллийг олж авах эрхгүй, жишээлбэл, лавлагаа шалгалт гэх мэт тодорхой мэдээлэл олж авах боломжгүй гэж үзсэн ч гэсэн мэдээллийг олж илрүүлэх боломжтой шүүхэд хандах ёстой гэдгийг анхаарах хэрэгтэй.
Тиймээс ажилтнууддаа үнэн зөв зүйлийг бүртгэж, хуулийг дагаж мөрдөхийг зааварлаарай. Ажилчдын бүртгэл нь дотроо шоглоом эсвэл сэтгэгдэл бичих газар биш юм.
Эдгээр нь хууль шүүхэд сайнгүй байна.
Гарын авлагын нэг хаалгатай хөтөчтэй байх нь ерөнхийдөө дүрэм журмыг дагаж мөрдөнө. Хүний нөөцийн менежерийг хүмүүсийг өөрсдийнхөө бичиг баримтыг ширээн дээр буцааж өгөхийг зөвшөөрдөггүй байхад өөр нэг хүн хандахаас татгалздаг.
Хүн бүрийг нэг эх сурвалжаас авахыг шаардах нь бүх зүйлийг тогтвортой, хууль ёсны байлгахад тусалдаг.
Баримт бичлэгийг хадгалах, хадгалах, бүртгэх хууль тогтоомжууд нь төвөгтэй байдаг. Хамгийн сүүлд шинэчилнэ үү.
Доорх бодлого нь танай бизнесийн хувьд сайн эхлэл боловч таны муж ба орон нутгийн хуулиуд өөр өөр байж болохыг анхаарна уу.
Ажилчдын бүртгэлийг нэвтрэх бодлогын загвар
Бүх ажилчид, хуучин ажилтнууд, ажиллагсдын төлөөлөгчид Хүний нөөцийн ажилтнуудад урьдчилан мэдэгдэх хуудсыг тодорхой мэдээллээр үзэж болно. Өргөдөл гаргах, дэмжих , сахилгын арга хэмжээ авах , шилжүүлэх гэх мэт ажилд авах чадвартай холбоотой баримтыг үзэж болно. Үүнээс гадна ажилтан маягт болон сургалтын бүртгэлийг хянах журмыг хянан үзэж болно.
Ажилтны хянадаггүй баримт бичигт лавлагаа, жишиг шалгалт, удирдлагын мөрдөн байцаалт, эмнэлгийн бүртгэл, шүүх ажиллагаа явуулахтай холбоотой баримт бичиг, өөр ажилтны нууцыг зөрчсөн аливаа баримт бичиг, ажилтны төлөвлөлтөд ашигласан баримт бичиг зэрэг орно.
Журам
Хүний нөөцийн файлын зөвшөөрөгдөх агуулгыг хянахыг хүсч буй ажилтан Хүний нөөцийг 24 цагийн мэдэгдэлтэй (долоо хоногийн сүүлээр хасах) ашиглан холбоо барина уу. Хүний нөөцийн ажилтнуудад мэдэгдээгүй байсан хуучин ажилчид буюу ажилтнууд нь ажилтнуудын файлд хандахын тулд таних тэмдэглэгээ, нотолгоог танилцуулах ёстой.
Ажилтнууд Хүний нөөцийн ажилтнуудад байгаа ажилтнуудын файлуудыг хянан үзэх ёстой.
Ажиллагсад ажилтнуудын файлын аль ч хэсгийг оффисоос хасаж болохгүй.
Ажилтан файлын файлын эсвэл файлын файлын хуулбарыг хүсч болно. Үүний шалтгаанаар Хүний нөөцийн ажилтнууд хуулбарыг өгнө. Өргөн хүрээтэй хуулбарлахын тулд ажилтан гэрэл зургийн хуулбарыг төлөх шаардлагатай болно.
Хэрвээ ажилтан нь өөрийн боловсон хүчний файлд бичиг баримттайгаа сэтгэл хангалуун бус байвал Хүний нөөцийн ажилтантай хамт байх тохиолдолд ажилтан тайлбар буюу тодруулгыг бичиж, маргаантай баримт бичигт хавсаргаж болно. Ямар ч нөхцөлд ХН-ийн ажилтан эсвэл ажилтан нь бодит баримт бичгийг өөрчилдөггүй.
Ажилтан нь ажилтнуудын файлаас хасагдсан баримт бичгийг авахыг хүсч болно. Хэрэв Хүний нөөцийн ажилтнууд зөвшөөрвөл баримтыг арилгаж болно.
Хэрэв Хүний нөөцийн ажилтан зөвшөөрөөгүй бол асуудлыг Нээлттэй хаалганы Бодлогын дагуу давж заалдаж болно.