Ажиллагсдын файлуудын талаар та юу мэдэх хэрэгтэй вэ?
- Ажил олгогч нь ямар нэгэн шалтгаанаар мэдээллийг олж авах шаардлагатай үед үнэн зөв, бодитой мэдээлэлтэй байхыг хүсдэг. Яаралтай холбоо барих хаягууд, ажилчдын хаягууд, гүйцэтгэлийн үнэлгээ , сахилгын захидал , ажилчдын хүлээн зөвшөөрөлт , хөдөлмөр эрхлэлтийн хэрэглээний материалын өөрчлөлт зэрэг нь ажил олгогч түргэн хүрэхийг хүсч буй мэдээллийн төрлийн жишээ юм.
- Ажил олгогч нь ажилтны сонголт, гүйцэтгэл, ажлын түүх, нөхөн олговрын үндэслэл, дотоодын өргөдлийн өргөдөл гэх мэт ажилтнуудын асуудлуудыг баримтжуулах шаардлагатай байдаг.
EEOC-ийн нэхэмжлэл, ажилтныг ажилд авах эсвэл урамшуулал олгохгүй байхыг шаарддаг, эсвэл ажил олгогч энэ төрлийн ажилтны баримтыг цуглуулж хадгалж үлдэхийг шаарддаг. - Ажил олгогчийн зарим бүртгэлийг холбооны эсвэл муж улсын засгийн газрууд ажил олгогчдын хувьд хадгалах шаардлагатай байдаг. Ажилтны мэдээллийг ажилтнуудын файлаар зохион байгуулах нь хууль эрх зүйн зохицуулалт, бэлэн байдлыг хангахад чухал ач холбогдолтой.
Боловсон хүчний файлуудын төрөл
Ажил олгогч нь ерөнхийдөө ажилтнуудын файл, бизнесийн хэрэглээ, ажилтны нууцыг хадгалах, эмнэлгийн нууцлал, хууль зүйн нийцлийн талаар ерөнхийдөө архивлаж байдаг. Ажил олгогч хадгалах хэдэн файл шаардлагатайг зааж өгч буй аливаа хуулийг би мэдэхгүй байна.
Гэсэн хэдий ч, олон тооны хууль байдаг бөгөөд ажилтнуудын файлуудын агуулгыг удирдан зохицуулж, тэр мэдээллийг олж авахад хэнийг эзэмшдэг, ажилтнуудын нууцыг хадгалах хамгийн сайн туршлагууд байдаг.
Эдгээр нь АНУ-ын ажил олгогчид хамгийн их ажилладаг ажилтнуудын файл юм. (Дэлхий даяархи хууль, практикууд өөр байж болно.)
- Ажиллагсдын файл : Энэ бол ажил эрхлэлтийн харилцааны түүхийг агуулдаг үндсэн ажилтны файл юм.
- Цалингийн файл : Та цалин, ашгийн талаархи бүх цалингийн асуудлыг тусдаа файл болгон хадгалахыг хүсч байна.
- Ажилчдын эрүүл мэндийн файл : 1996 оны Холбооны Эрүүл мэндийн даатгалын зөөвөрлөлт, хариуцлагын тухай хууль (HIPAA) нь ажилтны эрүүл мэндийн бүртгэлийг нууцлахыг шаарддаг.
- I-9 Ажилтны маягтууд : Та I-9 маягтыг бүх ажилтанд (тусдаа нэг ажилтан бус) I-9 маягтыг тусад нь хадгалах хэрэгтэй. Учир нь эдгээр маягтуудыг янз бүрийн нөхцөл байдалд шалгах эрх бүхий төрийн албан хаагчдаас хүсч байгаа бол үндсэн, нууц боловсон хүчний ажилтны файл.
Ажилтны Ажилтны нэвтрэх эрх
Хүний нөөцийн ажилтнуудын удирдамжийн дагуу ажилтнуудад ажиллагсадын ажилтнуудад хандах эрхтэй . Ажиллагсдын ажилтны файлуудыг тэдгээрийг хадгалах, хамгаалах үүрэгтэй ажил олгогчийн өмч гэж үзнэ.
Ажилтнуудын файлын бодлогын загвар
Таны компанид ашиглагдах жишээ боловсон хүчний файлын бодлого юм. Энэ нь санал болгодог төрөл бүрийн файлуудыг хэлэлцэх бөгөөд файл бүрт хандах эрхтэй байх ёстой.
Дээжийн бодлого
Компани нь ажилтан бүрийн хувьд гурван ажилтны файлыг хадгалж байдаг.
(Таны Компанийн нэр) ажилтаны ажилтны файлыг хөтлөнө. Эдгээр боловсон хүчний файлууд нь нууц баримт бичиг агуулдаг бөгөөд Хүний нөөцийн ажилтнууд удирдан зохион байгуулдаг.
Энэ файлд хандах хандалт нь Хүний нөөцийн ажилтнуудаар хязгаарлагддаг бөгөөд ажилтан бүрийн менежер ажилтны ажлын гүйцэтгэлтэй холбоотой бичиг баримттай өөрийн файлыг хадгалж байдаг гэж үздэг.
Боловсон хүчний файлын энгийн баримт бичигт ажилд авах өргөдөл, гэр бүлийн яаралтай тусламжийн холбоо барих маягт, сахилгын арга хэмжээний түүхийг баримтжуулсан, үргэлжлэл, ажилтны гарын авлага, ажил олгогчид гарын үсэг зурж, одоогийн хувийн мэдээлэл, ажлын байрны тодорхойлолт зэргийг оруулна.
Бүх боловсон хүчний файлд нэг баримт бичиг байгаагүй, гэхдээ боловсон хүчний файл бүр адилхан баримт бичигтэй байдаг.
Цалингийн файлууд бас хадгалагддаг; цалингийн файл нь ажилтны ажлын байрны түүх, хэлтэс, нөхөн төлбөрийн өөрчлөлт гэх мэтийг агуулдаг. Цалингийн файлд хандах нь нягтлан бодох бүртгэлийн болон ХН-ийн ажилтнуудад хязгаарлагддаг.
Ажилчдын эрүүл мэндийн файлыг мөн хадгалж байдаг. Эмнэлгийн файлын агуулга нь Хүний нөөцийн томилогдсон ажилтнуудаас гадна файлын хадгалагдсан бичлэгийг хадгалж буй ажилтнаас бусад хүмүүст боломжгүй. Таны Компанийн нэр дээр), эрүүл мэндийн файлууд нь хамгийн найдвартай хадгалалт, нууцлалыг хадгалж байдаг.
Ажилтанд ажилтнуудаа ажлын ердийн цагаар Хүний нөөцийн ажилтнуудтай холбоо бариарай. Хүний нөөцийн ажилтнуудтай хамт байх ёстой ажилчдын файлыг өөрчилбөл ямар нэгэн бичиг баримтыг өөрчилж болохгүй.
Түүнчлэн ажилчдын файл, ажилтны бүртгэл, хүний нөөцийн файл, баримтжуулалт зэрэгт нэрлэгддэг
Disclaimer - Тэмдэглэл:
Susan Heathfield нь энэхүү вэбсайт дээр үнэн зөв, нийтлэг мэдрэмж, ёс зүйтэй хүний нөөцийн удирдлага, ажил олгогч, ажлын байрны зөвлөгөө өгөх, хүчин чармайлт гаргахын төлөө хүчин чармайлт гаргаж, энэ вэбсайтаас холбогддог боловч тэрээр өмгөөлөгч биш, сайтын агуулга Эрх мэдэлтэй, үнэн зөв, хууль ёсны хувьд баталгаажаагүй бөгөөд хуулийн зөвлөгөө гэж ойлгогдохгүй.
Энэ сайт нь дэлхийн өнцөг булан бүрт үзэгчид, хөдөлмөр эрхлэлтийн хууль, дүрэм журмууд нь муж улсаас улс, орон бүрт харилцан адилгүй байдаг тул эдгээр сайтууд бүгдээрээ таны ажлын байранд тодорхойгүй байж болох юм. Харамсалтай нь та хуулийн тайлбар, шийдвэрийг зөв тогтоохын тулд муж улс, Холбоо, Олон улсын засгийн газрын өмгөөлөгчийн туслалцаа, туслалцаа үргэлж хайх хэрэгтэй. Энэ сайтын тухай мэдээлэл нь удирдамж, санаанууд, тусламжийн зорилготой.