Төсөл үргэлжлүүлэн урагшлуулах
Бид мөн ашиглаж болох өөрчлөлтийн менежментийн зарим хэрэгслүүдийг мөн төслийн хамрах хүрээний менежмент хэрхэн тоглох талаар үзэх болно.
Бид ч гэсэн үйл явц, хэрэгслүүдийн талаар ярихаасаа өмнө өөрчлөлтийнхөө талаар бодож үзэхийг хүсч байна.
Өөрчлөлтийг хүлээн зөвшөөрөх нь өөрчлөгдсөн
Өөрчлөлтүүд нь төслийн менежментийн амьдралын мөчлөгийн аль ч үед тохиолдож болно.
Төслийн өөрчлөлтийг удирдан зохицуулах хамгийн хялбар арга нь толгой өвдөхгүй байх явдал юм гэдгийг мэдэж, үүнийг төлөвлөх болно.
Үүний өмнө өөрчлөлтүүдтэй ажиллах стратегитэй байх нь хүн бүр өөр хоорондоо ялгаатай байх хамгийн хурдан арга зам юм.
Тодорхойлогдсон, зохион байгуулалттай өөрчлөлтийг удирдах үйл явц нь эхлэх хамгийн сайн газар юм. Төсөл нь одоогоор төлөвлөсөн зүйлд өөр зүйл хийх, төслийн бүтэлгүйтлээс зайлсхийх сайн арга замыг хэн нэгэн санал болгосноор юу болох тухай таны тоглоомын ном юм.
Өөрчлөлтийн удирдлагын процесс
Өөрчлөлтийн удирдлагын үйл явц иймэрхүү байна:
- Өөрчлөлтийн тухай мэдээлэл авах
- Өөрчлөлтийг үнэлэх, үүнд хичнээн ажил хийхийг төлөвлөх
- Урагшлах гэж байгаа эсэх талаар зөвлөмж гаргах.
- Дараа нь та өөрчлөлтийг оруулах эсэхээ шийдэх эсэхээ шийднэ.
Эдгээр алхмуудыг эргэцүүлэн харцгаая.
Өөрчлөлтийн тухай мэдээлэл авах
Та төслийг өөрчлөх хүсэлтийг хүлээн авах болно. Та зуу зуун янз бүрийн аргаар мэдээлэл хүлээн авах боломжтой: хурал, э-мэйл, утсаар ярих, үдээс хойш оффисоос гарахдаа коридороор мэдээлэл авч болно. Өөрөөр хэлбэл өөрчлөлт хийх хүсэлтийн маягтын талаархи мэдээллийг та авах болно. Гэвч бодит амьдралд олон төрлийн сонирхлын бүлгүүд ийм төрлийн бичиг баримтыг бөглөх нь төслийн менежерийн ажил гэдгийг бодитоор мэдэж байх ёстой. Мөн танай компанид ийм байж болох юм.
Хүсэлтийн бүх мэдээллийг авахын тулд төслийн өөрчлөлтийн хүсэлтийн загварыг (минутын дотор илүү их) ашиглаарай. Гэхдээ албан бусаар тэд тантай хамт ирдэг. Дараа нь санаачлагчийн өмнөх маягтыг ажиллуулаарай. Ингэснээр та юу хүсч байгаагаа нарийн тусгасан болохыг мэдэж аваарай.
Өөрчлөлт хийх нь гарч болох юм гэдгийг санах хэрэгтэй. Өөрчлөлтүүд нь ажил хийхэд хамааралтай гэж битгий бодоорой. Энэ процесс нь төслийн хамрах хүрээ нэмэгдэж байгаа эсэхээс үл хамааран адил юм.
Өөрчлөлтийн үнэлгээг хийх
Өөрчлөлтийн хүсэлтийг дэлгэрэнгүй харна уу. Та дараахь үр нөлөөг үнэлэх болно:
- Жагсаалт
- Баримт бичиг
- Одоо хүртэл хийгдэж байгаа ажил хийгдэж байна
- Төсөв
- Чанарын арга хэмжээ
- Хамрах хүрээ
- Нөөцийн олдоц.
Жишээ нь, програм хангамжийн өөрчлөлтийг 5 өдрийн дотор тооцоолж болно.
Энэ нь зөвхөн хуваарийн дагуу 5 өдөр нэмэх биш, өөр нэг зорилтыг түлхэж болох бөгөөд гол нөөц баялаг амралтын цаг хугацаанд нь шилжих болно. Энэ даалгаврыг бас шилжүүлэх шаардлагатай бөгөөд ингэснээр энэ өөрчлөлт 8 өдрийн дотор хуваарийг нэмнэ. 5 километрийн өртөгтэй байх ба нэмэлт 8 хоног нь нийлүүлэгчийн гэрээнд нэг сар хүргэж өгдөг. Чанар нь шинэ өөрчлөлтийг тусгахын тулд адилхан боловч хамрах хүрээ өөрчлөгддөг. Төслийн төлөвлөгөө , сургалтын гарын авлага, аль хэдийн эхэлсэн байгаа бүх холбогдох баримт бичгүүдийг шинэчлэх шаардлагатай.
5 хоногийн энгийн өөрчлөлт нь өргөн хүрээтэй нөлөөтэй байж болно. Бүрэн дүр зургийг үр дүнг нь өөрчилж чадах тул өөрчлөлтийг хийх эсэхээ шийдэхээс өмнө эдгээрийг бүгдийг нь мэдэх нь чухал юм.
Зөвлөмж боловсруулж бэлтгэх
Одоо та өөрчлөлтийн бүрэн нөлөөллийг мэдэж байгаа бөгөөд үүнийг цааш үргэлжлүүлэхэд бэлэн байгаа эсэх талаар зөвлөмж гаргах боломжтой.
Зарим тохиолдолд тооцоолсон ашиг нь зардлаас бага байх тул тийм биш байх болно. Бусад тохиолдолд нэмэлт ажил хийх зардлыг нөхөх хангалттай үр өгөөжтэй байж болох юм. Өөр бусад тохиолдолд өөрчлөлт нь зардалд сөрөг нөлөө үзүүлэхийг та олж мэдсэн байж магадгүй ч энэ нь зохицуулалтын эсвэл дагаж мөрдөх асуудал эсвэл байгууллагын бүтцийн өөрчлөлт гэх мэт бусад дотоод шалтгаануудын улмаас та үүнийг хийж чадахгүй юм.
Шийдвэрийг авах
Зөвшөөрлийн хязгаарт багтах жижиг өөрчлөлтүүдийн хувьд та өөрчлөлтийг хүлээн зөвшөөрөх эсэх (багийн зөв оролтоор) шийдвэр гаргах боломжтой. Томоохон зүйлүүдийг төслийн спонсор эсвэл төслийн удирдах зөвлөлөөс батална.
Өөрчлөлтөө татгалзсан бол хэн нэгэн рүү буцаж очиж мэдэгдээрэй. Хэрэв та боломжтой бол төслийн оролцогч талуудыг ядраахгүй байхыг хүсч байна!
Менежментийн хэрэгслүүдийг өөрчлөх
Энэ процессыг илүү хялбар, илүү хялбар болгохын тулд ашиглаж болох өөрчлөлтийн менежментийн олон арга хэрэгсэл байдаг. Би санал болгож байна:
- Төслийн хамрах хүрээг өөрчлөхийн тулд хүмүүсийг яг юу хийх ёстой замаар явуулдаг хяналтын хуудас эсвэл процессийн зураг.
- Загвар өөрчлөлтийн хүсэлтийн маягт. Энэ нь автомат ажиллагаатай ажлын урсгалд байж болно.
Дараа нь төслийн өөрчлөлтийн хүсэлтэнд юу байгааг харцгаая.
Төслийн өөрчлөлтийн хүсэлтэнд юу орох вэ
Төслийн өөрчлөлтийн хүсэлтийн маягт дараахь зүйлийг багтаана:
- Өөрчлөлт хүсч буй хүний нэр (хүсэлт гаргагч).
- Өөрчлөлтийн дугаар гэх мэт өвөрмөц танигч (та үүнийг өөрөө өөр дээрээ нэмж болно. Хүмүүс хүсэлтийг өргөж, маягтыг ашиглан тухайн хайрцагт тавихыг мэдэх болно).
- Санал болгож буй өөрчлөлтийг тайлбарлах, тэдгээрийг удирдаж чадахуйц нарийвчлалтайгаар тайлбарлана.
- Өөрчлөлтийн ангилал. Хэрэв та энэ хэсгийг урьдчилан бөглөхдөө зөвхөн хайрцагыг бөглөх хэрэгтэй. Энэ нь өөрчлөлтийг зохицуулалт эсвэл дотоод дагаж мөрдөхтэй холбоотой (жинхэнэ) зохицуулалттай хийх явдал юм. Ингэснээр та маш их төлөвлөлт, үнэлгээний алхмуудыг тойрч гарах ба үүнийг ердөө л авч үзэх болно.
- Өөрчлөлтийн "яагаад". Үүнийг хийх үндэслэл нь юу вэ? Хүсэлт гаргагч яагаад үүнийг хүсч байна вэ?
- Төслийн янз бүрийн бүрэлдэхүүн хэсгүүдэд цаг хугацаа, зардал, чанар, хамрах хүрээ зэрэг өөрчлөлтийн үр нөлөө. Тэдгээр бүх мэдээлэл байхгүй байж болох тул өөрчлөлт хийх үнэлгээний үеэр тэдэнтэй хамтран ажиллах шаардлагатай байж магадгүй. Тэд чадах бүхнээ хийх ёстой. Энэ үед та хамгийн багадаа хайж байгаа нь одоо байгаа төслийн параметрүүдийг нэмэгдүүлж, бууруулж эсвэл өөрчлөх эсэхийг баталгаажуулах явдал юм.
Өөрчлөлтийг цаашид хэлэлцэхийн тулд өөрчлөх хүсэлтийн маягтын доод хэсэгт бөглөх талаархи дэлгэрэнгүй мэдээлэл байна. Таны загвар мөн дараах зайг агуулах ёстой:
- Шийдвэрийг өөрчлөх: Татгалзах, Татгалзах, эсвэл Баталгаажуулах
- Шийдвэрийг (эсвэл бүлэг) гаргасан хүний нэр, шийдвэр гарсан огноо болон нэмэлт тайлбарууд.
Хүсэлт гаргагч хүн үр дүнг нь мэдэхгүй байна. Хэн ч байхгүй болно. Тиймээс баруун бүлгүүд таны зөвлөмжийг хэлэлцэх ба шийдвэр гаргах хүртэл эдгээр хайрцагнууд хоосон үлдэх болно.
Өөрчлөлт ба төслийн хамрах хүрээний менежмент
Төслийн хамрах хүрээний менежмент нь төслийн хүрээнд хийгдэж байгаа болон юуг үл хянаж буй үндсэн арга юм. Төслийн хамрах хүрээний өөрчлөлтийг хүлээн авахдаа төслийн ерөнхий нөлөөлөлд хэрхэн нөлөөлөх талаар бодох хэрэгтэй. Таны өөрчлөлтийг удирдах үйл явц нь үүнийг хийхэд тусалдаг бөгөөд үүнийгээ орчинд нь тохируулах, өөрчлөлтийг удирдах нь хамрах хүрээг удирдах жижиг хэсэг юм.
Төслийн менежментийн төслийн зааварчилгаа (PMBOK® Guide) - Тав дахь хэвлэл нь төслийн өөрчлөлтийн удирдлагыг хэрхэн хамарсан талаар энд ярих нь зүйтэй юм. Учир нь энэ нь таны бодсон шиг тийм хялбар биш юм. PMBOK® Удирдамж нь Төслийн Хамрах Хүрээний Удирдлагын хэсэгт 'Хяналтын хамрах хүрээ' гэж нэрлэгддэг процессыг багтаасан бөгөөд энэ нь эхлэхэд тохиромжтой газар юм. Гэсэн хэдий ч, төслийн өөрчлөлтийн менежментийн процесс нь илүү цогц арга замаар зохицуулагдах ёстой бөгөөд энэ нь текстэнд тусгагдсан байдаг. PMBOK® хөтөч хэрэглэгчид бүгдээрээ Хамтарсан Нэгдмэл Өөрчлөлтийн Хяналтын процессыг авч үзэх ёстой.
PMP-г сонгохын тулд та PMBOK®-ийн удирдамжийг хэрхэн өөрчлөх талаархи удирдамжийг хэрхэн ойлгох талаар ойлгох хэрэгтэй. Гэсэн хэдий ч, таны төсөлд ашигладаг өөрчлөлтийг удирдах үйл явцыг нэгтгэх, дагаж мөрдөх, практикт хялбархан байх хэрэгтэй гэдгийг санаж байх хэрэгтэй.
5 Өөрчлөлтийн үйл явцаар дамжуулан багийг тань туслах арга замууд
Төслийн баг танай төслийн амжилтанд маш чухал үүрэгтэй тул төслийнхөө өөрчлөлтийг удирдаж байгаа үед тэдгээрийг удирдахад тусална.
Төслийн өөрчлөлтийн менежментийн үйл явцыг хурдан шуурхай авахад туслах 5 арга замыг энд оруулав.
1. Өөрчлөлтийн тухай ярих Төслүүд дэх өөрчлөлт нь хэвийн, үүнийг хүлээж байх ёстой гэдгийг тэдэнд мэдэгдээрэй.
2. Үйл явцыг хуваалцах. Бид өөрчлөлтийн менежментийн үйл явцын талаар ярьж байсан боловч энэ нь хүн бүрт зориулагдаагүй юм. Танай багийн гишүүд юу хийхээ мэдэхгүй, тэдэнд юу хэлэхийг мэдэхгүй. Тэдгээр процессоор дамжуулж товч мэдээлэл өгч, тэдний үүрэг роль байх болно гэдгийг тэдэнд мэдэгд.
3. Үүнийг хялбар болго. Төсөл нь хамрах хүрээг өөрчлөх замаар төсөл хэрэгжиж эхлэхэд энэ нь нилээд ялгаатай байж болно. Хуваарийн хуваарь буруу, төсөв нь өөр байж болзошгүй, шаардлагууд нь ялгаатай. Багийн гишүүд чулуу, чулуугаар тавьсан гэж үзсэн шийдвэрээ буцааж өгөхөөс өөр аргагүй болдог. Боломжтой бол процессийг аль болох хялбар болго.
4. Танд туслахаар бай. Ажлын шинэ арга нь унтахын тулд нэлээд хугацаа шаардагддаг. Хэрэв та өмнө нь төслийнхөө албан бус өөрчлөлтийг (эсвэл огт хэрэгждэггүй байсан) засаж залруулсан бол албан ёсны процедурыг өөрчлөхөд цаг хугацаа шаардагдах болно. '. Хэрэв та тэднээс өнгөрсөн зүйл ажиллуулахыг хүсч байвал тэдэнд туслахыг хүсч байгаагаа хэл.
5. Үгүй гэж бүү ай. Бүх өөрчлөлтүүд нь бодитой санал юм. Өөрчлөлт хийх тухайгаа хүчтэй мэдэрч байвал өөрчлөлт хийх хүсэлт гаргагчтай хийсэн ярилцлагынхаа үеэр тэдэнтэй хамт зогсох болно гэдгийг төсөл дээр зөв зүйтэй зүйл гэж үзэхгүй гэдгээ мэдэгдээрэй.
Өөрчлөлтийг үр дүнтэй удирдахгүй байгаа нь таны төслийг хасах арга замуудын нэг юм. Энэхүү мэдээллээр зэвсэглээд байгаа бол одоо та төслийн зохицуулалтыг хяналттай арга замаар шийдвэрлэх боломжтой болно.