Замын явц дахь ахиц дэвшлийг хянахын тулд төслийн удирдлагууд цаг хугацааны дагуу гол үр дүнг хүргэхийн тулд төслийн менежерүүд гол үе шатуудыг ашигладаг.
Теслийн амжилтыг тодорхойлохын тулд тесел амжилтанд хурч болохуйц тэгийн хугацаатай даалгавар юм.
Эдгээр нь урагшлах хөдөлгөөн, ахиц дэвшлийг харуулж, тэнд хүрэх үүрэг даалгаврын нарийвчилсан мэдлэггүй байсан ч хүмүүс юу болж байгааг харуулах арга зам болгон ашигладаг. Энэ утгаараа тэд сонирхогч талуудтай харилцах харилцаа, хүлээлтийг тогтооход маш их ач холбогдолтой байдаг.
Төслийн үйл явцыг ашиглах үедээ
Төслийн менежментийн үе шатууд нь:
- Ажлын чухал үе шат эхлэх
- Ажлын чухал үе шатуудын төгсгөл
- Ямар нэг зүйлийг хүлээж авах эцсийн хугацааг тэмдэглэх
- Чухал шийдвэрийг хэзээ хийхийг харуулах.
Онцгой тохиолдолд дуудлага хийх шаардлага гардаг бусад тогтмол цэгүүд нь таны төслийг хянах гайхалтай арга юм.
Таны төлөвлөгөөн дэх яаралтай тусламжийг яаж хангах вэ?
Төлөвлөгөөнийхөө гол үе шатыг сард нэг удаа хийх бэлтгэлийг хангах сургалтанд зөвлөгөө өгөв. Энэ бол зүгээр, эрхий хуруугаараа сайн дүрэм боловч та өөрийн мэргэжлийн үнэлэлтийг ашиглах хэрэгтэй. Зарим сарууд чухал уулзалтууд нь чухал үе шатууд, шийдвэрүүд хийгээд нэг үе шатыг хааж, нөгөөдөх эхлэхэд олон тооны үйл ажиллагаа байж болох юм.
Бусад саруудад та гүйцэтгэлд анхаарлаа төвлөрүүлж болох бөгөөд хэрэв ямар нэгэн зүйл тохиолдвол та амжилтанд хүрч болно.
Үүнийг тайлагнахын тулд тайлагнах мөчлөг бүрт дор хаяж нэг удаа чухал үеийг бий болгох шалтгааныг гаргах нь чухал бөгөөд бид жаахан ч гэсэн чухал үе, харилцаа холбооны талаар ярих болно.
Гант график дээр хэрхэн тэмдэглэх вэ?
Өнөөг бол Gantt-ийн бүдүүвчний нэг хэсэг бөгөөд алмазыг график дээр харуулав. Тэдгээр нь тэгийн үргэлжлэх хугацаа байдаг тул энгийн ажил гэж үздэггүй: өөрөөр хэлбэл, тэд ямар ч цаг хугацаа зарцуулдаггүй. Гантын траффикийг төлөвлөхийн тулд тэд зүгээр л болно!
Хэрэв та Gantt графикийг ашигладаггүй бол одоохондоо ашиглаж болно. Gantt графикт дараах 5 хувилбар байна : Та эдгээр төлөвлөгөөг ашиглан өөрийн төлөвлөгөөнд чухал үеийг оруулж чадна.
Хэрэв та өөрөө зохион байгуулагдсан байх бөгөөд төслийн менежментийн программ хангамж нь таны календарьт бүрэн нийцэхгүй байгаа бол та өдрийн тэмдэглэлдээ гол он сарыг хуулж, хуулж болно. Үүнийг яаж хийхийг хүсч байгаагаас хамаарч юу болох талаар танд сануулах ашигтай зөвлөмж байж болно.
Нэрийг яаж нэрлэх вэ?
Хугацаа нь төслийнхөө хуваарийн талаар тодорхой тайлбарласан байх ёстой. Тиймээс тэд 2-р үе шатанд шилжихийн тулд 'зөвшилцөх хэрэгтэй' гэхдээ '2-р үе шат эхэлнэ'. Хэрвээ та 2-р үе шатанд шилжихээр тохиролцоонд хүрэхийн тулд хүчин чармайлтаа тусгахыг хүсч байгаа бол үүнийгээ өмнө нь бичээрэй.
Хугацаа нь дараах байдлаар төлөөлөх цэгийг тодорхойлж өгөх ёстой:
- Туршилтын үе шат дуусна
- PID зөвшөөрсөн
- Гэрээнд гарын үсэг зурсан
- Town Hall ажилтны уулзалт
Теслийн олон менежерууд еерийн гол зуйлсийг жишиг хялбарчлахын тулд сонгохоор сонгож авдаг. Хэрэв та ажлын эвдрэлийн бүтэц ашигладаг бол үүнийгээ дугаарлаж болно. Өөрөөр хэлбэл М1, М2-г ашиглах нь зүйтэй юм. Тодорхой нэршилтэй бүтэц нь илүү чухал үе шатуудтай болж, төсөл тань хэд хэдэн сарын турш ажиллах юм бол хэрхэн хийх талаар бодож үзээрэй.
Хэрхэн яаж бүртгүүлэх вэ?
Хугацаа нь төслийнхөө хуваарийн нэг хэсэг юм. Таны хуваарь суурь болсон үед та амжилтаа тэмдэглэе.
Хэрэв та чухал үе шатуудынхаа хугацааг өөрчлөх шаардлагатай бол өөрийн төлөвлөгөөнд тохируулга хийхдээ өөрчлөлтийн хяналтын горимыг ашиглах хэрэгтэй. Энэ нь танай төслийн ивээн тэтгэгчидтэй ярилцаж, яагаад огноог өөрчлөх хэрэгтэй, эсвэл албан ёсоор шинээр санал болгож буй хуваарийг нэгтгэн, төлөвлөлтийн хороонд соёрхон батлуулахаар албан ёсоор мэдүүлэхэд хялбар байх болно.
Хэрэв та өөрийн үйл явдлыг тэмдэглэх үйл явц нь хэрэв шаардлагатай бол үүнийг ашиглахаасаа өмнө хийх нь хамгийн сайн арга юм. Ингэснээр та өөрчлөлт хийх цаг гараагүй байх болно.
Харилцаа холбооны чухал хэрэглээ
Хугацаа нь төлөвлөгөөнд хяналт тавих хамгийн бага цэгийг төлөөлж байгаа тул холбоо харилцаа, тайлагналд ашигтай байдаг. Өөрөөр хэлбэл, хэрэв та бусад бүх ажлуудыг гүйцээсэн бол юу болж байгааг харж, зөвхөн төслийг урагш ахиулах боломжтой.
Та чухал үе шатыг гаргаж, самбар эсвэл төслийн тайланд оруулах боломжтой байх ёстой. Тэд төслийн талаархи мэдээллээр хангалттай нарийвчлан танилцуулж, төслийн удирдагч эсвэл төслийн удирдах зөвлөл зэрэг гүйцэтгэх засаглал гэх мэт гүйцэтгэх засаглалын бүлгийн бусад гишүүдийг хангах ёстой. Сар бүр, эсвэл ашигладаг тайлагнах давтамж дээр та аль чухал үе шатуудыг биелүүлж болохыг харуулж болно.
Үндсэн үйл явдлын эсрэг мэдээлэх нь маш энгийн бөгөөд ихэнхдээ хүснэгтэнд хийгддэг. Тооцооллын шинэчилсэн огноо, цаг хугацаа, цаг хугацаа зэргийг жагсаа. Чуулганд хүрч амжилтанд хүрч дууссаны дараа тэмдэглэлээ дуусгах болно. Энэ нь урьдчилан таамагласан огнооны адил байх болно гэж найдаж байгаа боловч төслүүд үргэлж ийм байдаггүй гэж найдаж байна.
Энэ мэтчилэн хүснэгт нь юу гүйцсэн, юу нь гайхалтай болохыг харуулж байна. Та ивээн тэтгэгчтэйгээ уулзах эсвэл тайланг илгээхээсээ өмнө "Бид яагаад ийм амжилтанд хүрээгүй вэ?" Гэсэн асуултын хариултыг төлөвлөх боломжтой болно!
Теслийн телевлегее нь маш урт байх уед та олон тооны гол ажлууд хийгдэж байгаа бол тайлагнах циклийн аль ч шатанд дуусах хугацааг богиносгоход хялбар байх болно. Зөвхөн тухайн сард нь эсвэл дуусгах гэж буй чухал мэдээллэлээ дараагийн сараар дуусгасны дараа өнгөрсөн сард дуусгасан бүх зүйлсийг тайлж аваарай. Ингэснээр та аль хэдийн мэдэж байгаа ажил дууссаныхаа талаар хүмүүст хэлснээр тайлангийн үргэлжлэх хугацааг байнга нэмэгдүүлдэггүй.
Хугацаа нь төлөвлөгөө боловсруулах, хуваарь гаргах, тайлагнах, хэрэглэхэд хялбар байдаг төслийн менежментийн арга хэрэгсэл юм. Дараагийн төслийн төлөвлөгөөндөө заримыг нь тавь, тэдгээрийг даван туулж, ямар давтамж танд хамгийн сайн тохирох талаар суралцах болно.
Төслийн удирдлаган дахь бүх зүйлстэй адил үр дүнгээ өгөхийн тулд тэдгээрийг уян хатан ашиглах, эдгээр зөвлөмж, удирдамжийг ашиглан өөрийн шийдвэрийг гаргахад ашиглана.