Таны бэлтгэл хүссэн үр дүнд хүрэх эсэхээ шийднэ
Хурлын тэмдэглэлтэй хослуулан уулзалтанд оролцсон баримт бичгүүдийн хурлаар хэлэлцэх асуудал бол уулзалтын төлөвлөгөө ба өмнөх уулзалтанд тайлагнах үйл явц юм.
Тогтмол хуваарьгүй уулзалтын хэлэлцэх асуудлыг хэлэлцэх үедээ дараах алхмууд танд туслах болно. Дараа нь энэ нийтлэлд тогтмол хуваарьт уулзалтын хэлэлцэх хөтөлбөрийг та харах болно. Хоёр төрлийн уулзалтууд нь ижил төстэй асуудлуудын талаар хуваалцах боловч яг адилхан биш юм.
Уулзалтын хөтөлбөр боловсруулах нь
Нэгдүгээрт, уулзалтыг төлөвлөхөд туслах бусад ажилтнууд хэрэгтэй эсэхийг тодорхойлох. Дараа нь цуглааныг зохион байгуулснаар юу хийхийг хүсч байгаагаа шийд. Цуглаандаа зорилгоо биелүүлэх . Таны тавьсан зорилтууд нь үр дүнтэй хурлын төлөвлөгөөний хамрах хүрээг тогтооно. Оролцооны хурлын хугацаанд хангалттай хүрэхээр төлөвлөөгүй гэдгээ бататга.
Stephen Covey "Хүнд үр нөлөөтэй хүмүүсийн долоон зан чанар" -д хэлсэн байдаг. "Эцсийн бодлоос эхэл." Чуулганы зорилго нь хурал цуглаан, уулзалтын хөтөлбөр, уулзалтын оролцогчдыг тодорхойлох болно.
Хэлэлцэх асуудал бол уулзалтын төлөвлөгөөг гаргах явдал юм.
Та уулзалт зохион байгуулахдаа зорилгоо биелүүлэхийг зорьж байгаа үндсэн зорилго, зорилгоо эхэлнэ. Зорилгодоо хүрсний дараа нэмэлт ажилчдын туслалцаа хэрэгтэй эсэхийг тодорхойлох хэрэгтэй. Хэрэв тийм бол тэдэнтэй уулзаж ярилцахдаа уулзалт зохион байгуулахдаа ихэвчлэн и-мэйл эсвэл текстээр нэмэлт уулзалт хийх шаардлагагүй болгохыг урьж болно.
Чуулганыхаа хурлын хөтөлбөрийг боловсруулах шийдвэр гаргах
Таны зорилгыг тодорхойлсны дараа та эсвэл танай баг дараах шийдвэрүүдийг гаргах хэрэгтэй. Уулзалтын зорилго, зорилтоос гадна эдгээр зүйл тус бүр нь хурлын хөтөлбөрт гарч ирдэг.
- Бодит уулзалтад шаардлагатай оролцогч нар,
- Зорилго буюу зорилгыг биелүүлэхэд хүргэж болох хэлэлцүүлэг,
- Бүлгийг урьдчилан таамаглах хугацааг тухайн зүйл бүрийн хэлэлцүүлэг,
- Уулзалтын цаг хугацаа, цаг хугацаа,
- Бүх оролцогчид ая тухтай байлгах тохиромжтой байршил, уулзалт,
- Уулзалтын өмнөх ажил. Энэ нь уншлага, бичиг баримт , өгөгдөл, өмнөх уулзалтаас цугларсан минут, эсвэл бусад уулзалтууд амжилттай болж буй бусад бэлтгэлийг багтаах болно. Энэхүү урилгыг уулзалтанд оролцогчид тараахдаа уулзалтын тэмдэглэл, хэлэлцэх асуудалд хавсаргана.
Дээрх шийдвэрүүдээс гадна стандарт уулзалтын хөтөлбөрийн зүйлүүдэд дараах зүйлс орно:
- Уулзалтын зорилго, хөтөлбөр, хүлээгдэж буй үр дүн, бүтээгдэхүүний талаар хэлэлцэх.
- Өмнөх уулзалтын тэмдэглэлийг эргэн харах.
- Өмнөх уулзалт дээр хийсэн амлалт болон үйлдлийн зүйлсийн талаар оролцогчдын хийсэн ахиц дэвшлийг эргэн харах.
- Тэмдэглэл хөтөлж буюу удирдагч нь уулзалтын үеэр оролцогчийн хийсэн амлалтыг эцсийн хэлэлцэх асуудал болгон үзэх шаардлагатай.
Хурал цуглаанаа биелүүлэхэд хэн оролцох ёстойг шийдэх
Зорилгоо биелүүлэхэд хурал шаардлагатай гэж шийдсэн бол оролцогчдын жагсаалтыг гаргах хэрэгтэй.
Бүх ажилчид хурал бүрт оролцож, оролцох ёстой биш, харин зөв оролцогчдыг урих нь амжилтанд хүрэх магадлалыг тань нэмэгдүүлэх болно.
Оролцох уулзалтыг зохион байгуулахад хэрэгтэй хүмүүст хэрхэн таниулах вэ
Оролцогчиддоо нэг удаа, эсвэл богино хэмжээний уулзалтуудыг тогтмол зохион байгуулж, тогтмол уулзаж, дараахь асуултуудыг асууж тодруулаарай.
- Бүлгийг хөгжүүлэх шийдлийг хэн эзэмших ёстой вэ?
- Бүлгийг хэлэлцэх явцыг хэн эзэмшдэг вэ?
- Хуваалцаж байгаа мэдээллийг хэн мэдэх вэ?
- Шийдвэр гаргахад чиглэсэн өгөгдөл, баримтыг хэн өгч чадах вэ?
- Бүлгийнхэнтэй хуваалцах туршлага, туршлагатай хүн хэн бэ?
- Ямар шийдэл, даалгаврын хэрэгжилтийг хэн дэмжих вэ?
- Цуглааны үр дүнг биелүүлэхийн тулд хэн зөвшөөрөл, зөвшөөрөл өгөх ёстой вэ?
- Ямар шийдэл, чиглэлийг хэрэгжүүлэхийг эсэргүүцэж чадах вэ?
Тогтмол хуваарьтай уулзалт хийх уулзалт хийх шаардлагатай юу?
Уулзалт бүрийг өөрчлөн хөгжүүлэх хөтөлбөр шаардлагагүй. Ихэнх ажилчид өөрсдийн хэлтэс, ажлын бүлгүүдэд зориулсан уулзалтыг тогтмол зохион байгуулдаг. Та бас оролцож байгаа баг, төслүүдтэй болно.
Үргэлжилж буй төсөл нь уулзалт бүрт шинээр боловсруулсан хөтөлбөр шаардахгүй байж магадгүй ч танай багийн хурал дээр стандарт арга барилыг ашиглах замаар танай баг сайн ажиллаж болно.
Тогтмол хуваарьтай ажилчдын уулзалт нь гурван сегментэд хуваагддаг бөгөөд тус бүр нь стандарт сэдэвчилсэн зүйлстэй байна: Мэдээллийн зүйл, Үйл ажиллагааны зүйл, Урагшлах төлөвлөлт.
Тогтмол хуралдах уулзалтуудын хурлын бүрэлдэхүүн хэсгүүд
Мэдээллийн зүйл
Уулзалт бүрт мэдээлэл өгөх аливаа хэлэлцүүлгийн зүйлүүдийг бичнэ үү. Жишээлбэл, менежер нь ахлах удирдлагын хурлын үр дүнгийн талаар бүлгийг шинэчилдэг.
Үйл ажиллагааны зүйл
Бүлэгт тогтмол хуваарьт уулзалт бүрт дүн шинжилгээ хийхийг хүсч буй зүйлсийг хэлэлцэх. Жишээлбэл, төсвийн гүйцэтгэлийн гүйцэтгэл болон зардлын хэмнэлтийг тодорхойлох, тасралтгүй сайжруулалтыг хийхээр төлөвлөсөн бүлгийг биелүүлэхээр төлөвлөж байна.
Форвард төлөвлөлт
Урьдчилан төлөвлөх, бэлтгэхийг хүсч буй зүйлсийн аль нэгийг хэлэлцэх. Жишээлбэл, дараагийн сард хийх богино хугацааны зорилтууд, эсвэл ирэх даалгаврын талаар хамтран ажиллагсдын туслалцаа авах хэрэгцээ.
Хэрэв та хурлын хөтөлбөрөө боловсруулахдаа эдгээр удирдамжийг дагаж мөрдвөл уулзалт тань үр дүнг гаргах магадлалыг нэмэгдүүлэх болно.
Тогтмол хуваарьтай уулзалт зохион байгуулах уулзалт
Уулзалтын хөтөлбөрийг тогтмол уулзаж ярилцахын тулд уулзалтаа эрэлхийлнэ.
- Өглөөний мэнд, мэндчилгээ Групп хэр олон удаа уулзаж байгаагаас шалтгаалан мөсөн нурууг богино хугацаанд үзээрэй.
- Уулзалтын зорилго, хөтөлбөр, хүлээгдэж буй үр дүн, бүтээгдэхүүний талаар хэлэлцэх.
- Өмнөх уулзалтын тэмдэглэлийг эргэн харах.
- Багийн хэрэгцээ шаардлагад нийцсэн хэлтэс, компанийн мэдээллийг өгөх.
- Үйл ажиллагааны зүйл, үйл ажиллагааны төлөвлөгөө, үүрэг амлалтыг ахин дэвшүүлэх. Зорилтот бүлгийн ахиц дэвшлийг шалгана уу
- Энэ уулзалтын хэлэлцэх асуудлын талаар ярилцаж, шийдвэр гаргах.
- Дараагийн алхамуудыг тодорхойлох.
- Дараагийн хурлын зорилго, үр дүн, хөтөлбөрийг тодорхойлох.
- Уулзалтын төгсгөлд тэмдэглэл хөтлөх явцад хүмүүсийн хийсэн амлалтыг хянан үзэх ёстой.
- Бүлэгт хамрагдаагүй хүмүүсээс тусламж хүссэн зүйлээ тодорхойлж, оролцогчдод холбоо барихыг хүсэх.
- Уулзалтын үеэр оролцогчид харилцан яриаг хэрхэн яаж гүйцэтгэх талаар юу мэдэж байх ёстойг тодорхойл.
- Хурлынхаа 24 цагийн дотор хурлын тэмдэглэлийг, эсвэл тэмдэглэл авагч нь цахим хэлбэрээр (норматив) авбал тэр даруйд нь илгээх.
Үр дүнтэй уулзалт зохион байгуулахтай холбоотой