Хэрхэн (яагаад) уулзалтын тэмдэглэл хөтлөх вэ?
Тэмдэглэл:
- Оролцогчдын нэр,
- хэлэлцэх асуудлын жагсаалт ,
- оролцогчдын гаргасан шийдвэр,
- Оролцогчдын зүгээс хийж буй үйл ажиллагаа,
- үүрэг амлалтыг биелүүлэх хугацаа, мөн
- Ирээдүйд хянан тохиолдуулах буюу түүхийг баримтжуулах өөр бусад үйл явдал, хэлэлцүүлэг.
Уулзалтын үдэшлэг нь уулзалтын үеэр гаргасан шийдвэр, оролцогчдын хийсэн амлалтуудад гол анхаарлаа хандуулдаг. Зорилтууд нь оролцогч талуудтай уулзах замаар хүлээгдэж буй ойлголцолд шаардлагатай бусад хугацаа, хамт ирдэг.
Хурлын тэмдэглэлийг Түүхийн баримт бичиг болгон авч үзнэ
Түүхэн баримт бичгийн хувьд тэд шийдвэр гаргахад хүргэсэн гол санаа эсвэл хэлэлцүүлгийг баримтжуулахад тустай. Жишээлбэл, багийн гишүүд "Энэ зорилгыг сонгосон үед бид хэзээ ч бодож байсан зүйлээ" гэж хэлэхэд дараа нь асуултуудад хариулах болно.
Үр дүнтэй хурлын тэмдэглэл нь багийн хэлэлцсэн таван хувилбар болон бусад боломжит замуудын аль нэгийг сонгох гол шалтгааныг тодорхойлсон.
Бизнесийн нийтлэг уулзалтанд үр дүнтэй хурал хийх хурал нь хэлэлцүүлэг бүрийг бүртгэх шаардлагагүй.
Тэд бас юу хэлэх ёстойг хэлэх шаардлагагүй, бас болохгүй. Нөгөө талаас оролцогч бүр юуг дэлгэрэнгүй ярьж байгааг баримтжуулах хэрэгтэй. Жишээ нь, үр дүнтэй тэмдэглэл хөтлөгчид үг бүрийг бичихээс илүүтэйгээр хэлэлцүүлгийг нэгтгэн дүгнэв.
(Энэ дүрэм нь бусад төрлийн уулзалтуудад хууль зүйн үйл ажиллагаа, шүүх хурал гэх мэт нөхцөл байдлын хувьд ялгаатай гэдгийг хүлээн зөвшөөр.
Эдгээр минутууд нь ярилцлага, мэдэгдлийн талаархи тодорхой бичлэгийг шаарддаг.) Гэхдээ таны ажлын байрны ердийн уулзалт нь тийм биш.
Хурлын тэмдэглэл хэзээ, хэрхэн хуваалцах вэ?
Уулзалтын төгсгөлд хуралдааны тэмдэглэлийг оролцогчдод цахим хэлбэрээр хуралдуулах хурал зохион байгуулна. Үүнийг хийхийн тулд оролцогчдод өөрсдийн амлалт, хүлээх хугацааг яаралтай мэдэгдэж байна. Хэрэв энэ боломжгүй (жишээлбэл, тэмдэглэл авагч нь алдааг арилгахыг хүсч байвал) тэмдэглэл хөтлөгч хурлын тэмдэглэлийг хурлын үеэр 24 цагийн дотор түгээж байх ёстой.
Тэмдэглэл нь хурлын үеэр хийсэн амлалт үүргийн багийн гишүүдийн сануулга болдог. Тэд оролцогчид өөрсдийн хуанли, хуанли, хуанли, хуанли, хуанли, хуанли, хуанли, хуанли, хуанли, хуанли, хуанли, хуанли, хуанли, хуанли, хуанли, хуанли, хуанли, хуан Тэд дараагийн уулзалтаас өмнө оролцогчдод хүрэх ёстой зүйлсийн талаар сануулга болдог.
(Энэ нь хурал цуглаан дээр хамгийн чухал асуудлуудыг арилгаж болох бөгөөд хурлын үеэр оролцогчдод уулзалт ярилцлага хийхээсээ өмнө мэдээлэл солилцохоос зайлсхийж чадна.) Эцсийн эцэст уулзалтын цэгийг харилцан ярихгүй байна уу? Өөр бусад зүйлийн хувьд та и-мэйл болон Yammer мэтийн багаж хэрэгсэлтэй.
Дараагийн уулзалт эхлэхийн өмнө өмнөх уулзалтын тэмдэглэлүүдийг зөвөөр үзэхийг хүмүүс нь зөв, дараагийн алхамуудыг шалгаж болох юм.
Уулзалтын тэмдэглэл нь хурлын тэмдэглэлийг зохих ёсоор бичиж, цаг тухайд нь хүргэх үед амжилттай хуралдааны үр дүнтэй хувь нэмэр оруулагч юм. Энэ нь тухайн багийн бизнесийн амжилтыг дэмжсэн хатуу хэм хэмжээг тогтоосон үед онцгой үнэн юм.
Байгууллагууд хурлын тэмдэглэлийг хэрхэн зохион байгуулах вэ?
Хурлын амжилтанд чухал ач холбогдол өгч , тэмдэглэл хөтлөгч буюу бичигч нь хурал дээр юу болж байгааг мэдэх шаардлагатай оролцогч, түүх, ажилчдын уулзалтыг баримтжуулна. Уулзалтын тэмдэглэлийг бүрэн дүүрэн хуралгүйгээр уулзалтын амжилтыг бууруулж болно.
Хурлын тэмдэглэл хөтлөх ажилтан нь ихэвчлэн багийн гишүүн бөгөөд хуралд оролцож байхдаа тэмдэглэл хөтөлж байдаг. Хууль зүйн болон засгийн газрын холбогдох арга хэмжээ, үр дүн, хэлэлцүүлэг, шаардлага, корпорацийн зөвлөлийн хурал, хурал шаардагдах хуралдаануудад оролцдоггүй хурал цуглаануудад албан бус минутын тэмдэглэл хөтөлж, үйл явцыг бүртгэдэг.
Тэмдэглэл хөтлөсөн ажилтан нарийн бичиж тэмдэглэл хөтлөхдөө чихтэй байх ёстой. Ажилтан хурал дээр тэмдэглэл хөтлөхдөө олон талт үйл ажиллагаанд үр дүнтэй оролцох ёстой.
Зарим цуглаануудад нэг ажилтан уулзалт бүр дээр минутыг гаргана. Зарим нь минутад шалгагчийн үүрэг гүйцэтгэгч ажилтан хүртэл ажилдаг. Удирдлагын уулзалт шиг тэмдэглэл хөтөлж буй үүрэг нь манлайлал , харилцаа холбоо , манлайллын ур чадварыг үр дүнтэй бүрдүүлдэг .
Уулзалтын шаардлагууд юу вэ?
Бичигч, тэмдэглэл хөтлөх шаардлагад дараах зүйлс орно:
- Уулзалтын үеэр гаргасан шийдвэр, амлалт болон хэлэлцүүлгийн гол цэгүүдийг зөв бичиж тэмдэглэ.
- Гишүүд хийхээр төлөвлөсөн өдрөөс нь дуустал үйлдэж байгаа гишүүдтэй уулзах үйлдлийн тэмдэглэлийг тэмдэглэ. Үйл ажиллагааны нэр нь хавсаргасан нэртэй боловч ерөнхий хэлэлцүүлэг нь албан бус ажлын байрны уулзалт дээр хэн хэлсэнийг хэлж өгдөггүй.
- Уулзалтын төгсгөлд гол шийдвэрүүд, даалгаврууд, сайн дурын амлалтууд, үйл ажиллагааны зүйлсийг эргэн харахын тулд оролцогчдыг уулзалтаас гарахаас өмнө амлалт, үүрэг амлалтын талаар хэлэлцэж зөвшилцөж болно.
- Уулзалтын удирдагч нь уулзалтын үеэр хэлэлцүүлгийг үе үе давтан уншихыг хүсч болно.
- Дараагийн уулзалтын эхэнд хуралдааны тэмдэглэлийг дахин нягтлахын тулд тэмдэглэл хөтөлж яваа цуврал уулзалт үргэлжилж байна. Ажилчид нь минутанд зөвшөөрөөгүй зүйлсийг нэмэх эсвэл засах боломжтой.
- Уулзалтын хурлын тэмдэглэлийг 24 цагийн дотор тарааж байгаа нь сургагч багш нарын жилийн уулзалтыг зохион байгуулж буй стандарт зөвлөмж юм . Гэсэн хэдий ч, бичигч нь зөөврийн компьютер эсвэл iPad гэх мэт электрон төхөөрөмж дээр минут бичиж байсан. Тиймээс тэмдэглэл хөтлөгч нь хурал цуглааны тэмдэглэл, дүрэм, дүрмийн талаар товчхон мэдсэний дараа хурлын тэмдэглэлийг түгээх ёстой.
Бичигч нь уулзалтын үр дүнг харилцан ярилцаж, оролцогчдын зүгээс дагаж мөрдөх явдлыг баталгаажуулахын тулд уулзалт хийх үүрэгтэй. Тэмдэглэлгүйгээр оролцогч бусад оролцогчдын дурсамжинд найдах ёстой. Баталгаат бол энэ нь сайн төлөвлөгөө биш юм.
Уулзалтын баримт бичиг нь ажилчдын ажлын гүйцэтгэлийг сайжруулахад шаардлагатай бичиг баримтуудын нэгэн адил уулзалтын амжилтын талаар тэмдэглэл хөтөлж буй баримт бичиг юм.