Албан бичиг хүлээн авахдаа захиа хүлээж авсан хүнд зохих зохих хүндэтгэлийг дамжуулах нь чухал юм.
Жишээлбэл, та үл танигдах хүлээн авагчид өөр өөр, илүү сайн консерватив үйлчилгээгээ сайн мэддэг бизнесийн хамтрагчийнхаа хувьд санал нэгтэйгээр ашиглах болно. Таны хаагдсан болон гарын үсэг нь таны захидал болон имэйлийн захиастай адил мэргэжлийн хувьд байх ёстой.
Гомдлыг хэрхэн хаах вэ?
Магадгүй үнэгүй ойрхон, бас мартсан захиа гэж нэрлэдэг бол таны гарын үсэг зурахаас өмнө и-мэйл мессеж эсвэл албан бичигт оруулсан болно. Энэхүү гарын үсэг зурсан хэллэг нь таны захидал эсвэл имэйлд хүсэлтийг харгалзан үзэх хүнд талархал, талархлыг харуулна. Хэдийгээр энэ нь маш хуучинсаг уламжлал боловч албан ёсны бизнес захидал бичихдээ үнэ цэнэтэй ойрхон байгаа нь de rigueur гэж тооцогддог.
Ажлын газрын захиа бичиж, и-мэйл явуулахдаа бизнесийн аль ч төрлийн захидал бичихэд тохиромжтой байдаг. Гэхдээ нэгийг нь сонгох нь энгийн биш харин мэргэжлийн хүн юм.
Албан захидал хаах жишээ
Дараах сонголтууд нь албан ёсны захидал хаахад тохиромжтой бүх арга замууд юм:
- Хамгийн сайн нь,
- Хамгийн сайхан хүсэл,
- Хамгийн сайн,
- Миний хамгийн шилдэг,
- Харамсалтай нь,
- Хүндэтгэсэн,
- Хүндэтгэсэн,
- Хүндэтгэсэн,
- Чин сэтгэлээсээ,
- Баярлалаа,
- Таных хүндэтгэлтэйгээр,
- Чин сэтгэлээсээ,
- Үнэндээ,
- Зөвхөн,
- Таны магтаал,
- Талархалтайгаар,
- Талархал нь,
- Чин сэтгэлийн талархлаар,
- Чин сэтгэлийн талархлаар,
Хэрэглэхэд бэлэн байгаа алийг нь зөв ашиглах вэ?
Дээр дурдсан бүх сонголтууд нь бизнесийн захидал харилцаанд ашиглагдахад тохиромжтой. Хүлээн авагчийг тань сайн мэддэг, захидал бичсэнийхээ дараа ямар нөхцөл байдалд тохируулан ашиглахыг сонгох. Жишээ нь, та талархлаа илэрхийлэх зарим хэлбэрийг (жишээ нь, "Талархал", "Талархалтайгаар" гэх мэт) сонголт хийхийг хүсч байгаа эсвэл талархлаа илэрхийлж байгаа тохиолдлуудад хязгаарлах.
Та "Талархал", "Хүндэтгэсэн", "Зөв шударгаар" гэж бодож, эдгээр хязгаарлагчдын ялгаатай байдлаас шалтгаална. Эдгээр сонголтуудын нэгийг сонгох нь буруу байж магадгүй юм. Тэд үргэлж тохиромжтой байдаг.
Хэрэв та зэвсэгт хүчинд хэн нэгнийг бичиж байгаа бол цэрэг арми дээр "Маш хүндэлдэг" буюу "V / R" хэмээх товчлолыг чөлөөтэй хэрэглэж болно гэдгийг санаарай.
Татаж авахдаа хэтэрхий энгийн байхаас зайлсхий
Та найзтайгаа и-мэйл явуулдаггүй, эсвэл хамаатан садандаа баярлалаа. "Хайр," "Cheers," "Later," "Ciao," эсвэл "Always" зэрэг энгийн тэмдэглэлүүдийг бүү ашигла. Эдгээр сонголтууд нь таны захидлын албан ёсны тохиромжгүй байна. Та захидал харилцааны мэргэжлийн аялгуугаа тогтвортой байлгахыг хүсч, гарын үсэг зурах замаар контентоор дамжуулан мэндчилгээ авах боломжтой.
Хаалтыг хэрхэн форматлах, гарын үсэг зурах
Дараах жишээн дээрх коммандыг хаахыг үргэлж анхаарч байгаарай. Таны бичсэн нэр нь сайшаалтай ойртсоны дараа явна.
Хэрвээ та хатуу захидал илгээж байгаа бол хаагдсан болон таны бичсэн нэрний хоорондох зайг дөрвөн мөр үлдээгээрэй. Та үсэгээ хэвлэх үед энэ нь таны нэрийг таны хажууд ойрхон, таны бичсэн нэрийг хоорондох цэнхэр, хар бэхээр нэрлэхэд хангалттай зайг өгнө.
Хэрэв та имэйл илгээж байгаа бол сайшааж, гарын үсэг зурах хооронд нэг зай үлдээнэ үү.
Та өөрийн нэр, утасны нэр, имэйл хаягийн нэрийг бичиж болно. Имэйлд та холбоо барих мэдээллээр имэйл гарын үсгийн хэсгийг оруулж болно.
Мэдээжийн хэрэг захидал бичиж дууссаны дараа мэдээж зөв бичгийн дүрмүүд, дүрмүүд, цэг таслалаар байнга уншдаг.
Сайн сэтгэгдэл төрүүлэхийн тулд таны захидал бүрэн гүйцэд бүтээгдсэн байх ёстой.
Имэйл зурвас гарын үсэг:
Хүндэтгэсэн,
Tanisha Johnson
Борлуулалтын менежер, ABC аж үйлдвэр
Хэвлэсэн захидал гарын үсэг
Хамгийн сайн нь,
(бичмэл гарын үсэг)
Овог нэр
Имэйл хаяг
Утас
Албан захидал бичих олон удирдамж
Та албан ёсны захидалд юу оруулах (эсвэл оруулаагүй) гэдэгт эргэлзэж байна уу? Захидлыг хэрхэн яаж шийдвэрлэх талаар тохирох форматаас эхлээд албан ёсны бизнес захидал бичих зөвлөмж, удирдамжийг олж аваарай.
Дэлгэрэнгүй унших: Бизнесийн захидал хэрхэн форматлах вэ? Бизнесийн захидлын мэндчилгээ