Таны өргөдөл гаргаж буй ажлын байрны хамаарлаас шалтгаалан, ажилд авах зааварчилгаа болон захидлын захидалыг ажилд авах менежер рүү илгээнэ үү. Ажил хайхад тань туслах сүлжээний холболтууд нь танай өргөдлийн материалыг имэйлээр илгээхийг хүсч болох тул тэдэнтэй танилцаж, дахин танилцуулах боломжтой.
01 Захиалагчийн зааварчилгааг дагах
Та и-мэйлээр ажилд орохдоо ажил олгогч тань захидал, имэйлийн захиаг хавсаргахыг хүсч болно. Таны хавсралтыг зөв явуулж, шаардлагатай бүх мэдээллээ оруулахын тулд таны имэйл захиаг уншуулж, ярилцлагаа товлохын тулд тантай хэрхэн холбогдож болохыг мэдэхийг хүсэх хэрэгтэй.
02 Хадгалуулах бичиг болон Хадгаламжаа хэрхэн хадгалах вэ?
Та cover letter илгээж, хавсралтаа үргэлжлүүлэхдээ эхний алхам бол PDF эсвэл Word документ хэлбэрээр өөрийн намтарыг хадгалах явдал юм. Ингэснээр хүлээн авагч нь анхны хэлбэрийн хуулбарыг авах болно. Та өөрийн бичсэн захидалаа документын хэлбэрээр хадгалж эсвэл шууд имэйлээр бичиж болно.
Хэрэв та Microsoft Word-аас өөр үг боловсруулах програм байгаа бол Word (.doc эсвэл .docx) файлыг сэргээж хадгална. Файл, Save As нь таны програмын сонголт байх ёстой.
Таны үг боловсруулах программаас хамааран PDF, Хэвлэмэл PDF файлыг PDF баримт болгон хадгалж болно. Хэрэв үгүй бол та PDF файл руу хөрвүүлэхийн тулд үнэгүй програмууд байдаг.
PDF файл нь resume болон захидлын форматыг хадгалж байдаг тул хүлээн авагч нь таны илгээсэн файлыг нээх үед тэдгээрийг бичсэнээр харах болно.
Өөрийнхөө нэрийг файлын нэрээр ашигла. Ажил олгогч нь үргэлжлүүлэн бичсэн захидал, өөрөөр хэлбэл, janedoeresume.doc болон janedoecoverletter.doc.
03 И-мэйл зурваст хичээлийн мөрийг яаж оруулах вэ
Сэдвийн мөр нь таны ажилд орохын тулд илгээсэн имэйлийн хамгийн чухал хэсгүүдийн нэг юм. Хэрэв та нэгийг оруулаагүй бол таны зурвас нээгдээгүй байж болно.
Таны и-мэйл зурвас нь субьект мөрийг агуулсан байх ёстой бөгөөд энэ нь таны хэн болох, ямар ажил хийхийг хүсч буйг уншигчдад тайлбарлах ёстой. Тодорхой байгаарай, тэгэхээр хүлээн авагч нь юу хүлээж байгааг мэддэг. Ажил олгогчид ихэвчлэн олон ажлын байранд хөлсөлж байгаа тул таны нэр, ажлын нэрийг хоёуланг нь багтаана.
Та бичиж эхлэхээсээ өмнө э-мэйл зурваст субьект нэмэх. Ингэснээр та дараа нь үүнийг оруулахаа мартахгүй.
Энд бичих зүйл:
Гарчиг: Таны нэр - Ажлын гарчиг
04 Хүлээн авах захидал болон дахин ирүүлэхдээ имэйл захиа бичих
Хэрэв та өөрийн намтар болон бичсэн захидалаа хадгалсан ба тэд илгээхэд бэлэн болсны дараа дараагийн алхам бол таны баримттай хамт илгээх имэйл захиа бичих явдал юм.
Нэгдүгээрт, имэйл акаунтаа нээх. Дараа нь дэлгэцийн зүүн дээд хэсэгт байгаа Мессеж дээр товшино уу эсвэл Файл, Шинэ, Мессеж дээр товшино уу.
Та шуудангийн захиа бичиж шуудангаар бичиж , үг боловсруулах бичиг баримтыг хуулж, хуулж эсвэл компанид хавсаргах хүсэлт гаргаж, бичсэн захидалаа илгээж, и-мэйл захиа бичнэ үү. Тиймээс, таны сонголтууд нь захидлын хавсралтыг илгээх эсвэл таны захидал мэйлийг имэйл зурвасаар ашиглах явдал юм.
Хэрэв та cover letter-ыг хавсаргасан бол таны имэйлийн захиас товч байж болно. Зүгээр л таны намтар, бичсэн захидал хавсаргасан гэж хэлж болно. Нэмэлт мэдээллийг өгөх саналыг санал болгох, уншигч таныг хэрхэн яаж холбоо барихаа мэдэгдээрэй.
Хэрэв та и-мэйл бичсэн захидал бичиж байгаа бол илгээж эхлэхээс өмнө эдгээр форматын зөвлөмжийг үзээрэй.
Түүнчлэн, ажлын хуудас бөглөх зааварчилгааг дагаж мөрдөх зааварчилгааг дагаж мөрдөхийг хүсч байгаа эсэхээ шалгаарай.
05 Имэйл зурваст гарын үсэг зур
Холбоо барих бүх мэдээллээр имэйлээр гарын үсэг зурах нь чухал байдаг тул менежер, элсүүлэгчидтэй холбоо тогтооход хялбар байдаг. Өөрийн бүтэн нэр, имэйл хаяг, утасны дугаараа имэйл гарын үсгээр нь оруулаарай. Тиймээс ажилд авах менежер таныг хэрхэн тантай холбоо барихыг харж болно.
Хэрэв та LinkedIn профайлтай бол гарын үсгээ оруулаарай. Үүнийгээ мэргэжлийн болон бизнесийн зорилгоор ашигладаг өөр бусад олон нийтийн хэвлэл мэдээллийн данстай ижил.
Та гарын үсэгээ имэйл зурвастаа нэмэхийн тулд Файл, Insert, Signature дээр дарж хайлт хийхэд ашигладаг гарын үсгээ хадгалсан эсэхээ дар. Хэрэв та имэйлийн гарын үсэг үүсгээгүй бол өөрийн холбоо барих мэдээллийг (нэр, имэйл хаяг, утас, LinkedIn) бичээрэй.
06 Цахим шуудан руу захидал илгээх, захидал илгээх
Таны и-мэйл зурвасыг илгээхэд бэлэн болсны дараа таны захидал, хамрах хүрээг хавсаргах хэрэгтэй. Insert, Attach File дээр дарна уу. Таны имэйл клиент нь таны компьютерын анхдагч файлын хавтаст файлуудын жагсаалтыг харуулна.
Хэрэв таны анкет болон хавтас нь өөр фолдерт хадгалагдвал зохих фолдер дээр дар.
Та имэйл зурвасдаа нэмэхийг хүсэж байгаа файлаа сонгоод, дараа нь дээр дарж, документаа өөрийн имэйл зурваст хавсаргана уу. Илгээгдэхээсээ өмнө мессежийг анхааралтай уншина уу.
Та Send-ээс товшихын өмнө бүх хавсралтууд гарч ирж байгаа эсэхийг шалгахын тулд мессеж илгээж, таны имэйл захиа төгс болно.
Захидлын хуулбарыг өөртөө болон компютерт илгээх, ингэснээр танд хуулбарыг хуулбарлан авах боломжтой. Bcc дээр дарж Bcc дээр дарж өөрийн и-мэйл хаягийг нэмээд Bcc (сохор нүүрстөрөгчийн хуулбар) гэж нэмээрэй.
Дараа нь Send-ыг дарж, таны бичсэн захидал болон таны намтар ажил олгогч дээр хүрч очих болно.