Компанийн танилцуулах дээжийг эхлүүлэхээр төлөвлөж буй төслийн төлөвлөгөө
Төсөл урьдчилан төлөвлөх
Таны анхны алхам бол төлөвлөгөөг төлөвлөх явдал юм.
Та энэ үйл явдлыг оролцогч талуудтай хэлэлцэж эхэлнэ. Хэрэв энэ нь өнгөрсөн жил хийгдсэн бол юу болсон бэ? Юу болсон бэ? Төслийг хэн удирдаж байсан бэ? Энэ жил танд тулгарч буй бэрхшээлээс зайлсхийхэд тусалж чадах уу? Гүйцэтгэх захирал таныг энэ төслөөс томилсон тул энэ үйл явдлын талаар юу хүссэн бэ? Үйл явдал хэзээ болох вэ? Хаана? Төсөв гэж юу вэ?
Та чадах чинээгээрээ их хэмжээний мэдээлэл цуглуул. Энэ бол та төслийн төлөвлөгөө бүтээх араг яс болно.
Багийг бүтээх
Энэ төслийг амжилттай болгоход өөр ямар нөөц хэрэгтэй вэ? Энэ үйл ажиллагааг амжилттай болгоход тусалж чадах өөр хэлтэсүүд байдаг уу? Тэнд тусламж үзүүлэхийн тулд та юу хийх хэрэгтэй вэ? Та зөвхөн асууж байна уу, эсвэл даргадаа албан ёсоор зөвшөөрөл авах хэрэгтэй юу? Тэднээс тэд хэр их цаг хугацаа хэрэгтэй байна вэ? Танд ямар тусгай ур чадвар шаардлагатай вэ? Хэрвээ хүссэн хүн чинь байхгүй бол энэ ур чадварыг өөр хэн нэгэнд өгөх боломжтой юу?
Компанийн хэмжээнд бүхэлд нь хуралддаг тул хүний нөөцийг хэрхэн ашиглах вэ?
Танай Тоног Төхөөрөмжөөс тусламж хэрэгтэй юу? Маркетингийн газар юу вэ? Тухайн газарт тусламж хэрэгтэй юу?
Төлөвлөгөөг төлөвлө
Хурал хэр удаан үргэлжилж болохыг та мэдмэгцээ цаг хугацааны блокуудыг бөглөж эхлэх болно. Нээлтийн яригч хэрэгтэй юу? Энэ нь хэн бэ? Та оролцогчидыг хамтдаа байлгах уу эсвэл хөтөлбөрийн хэсэг болгон жижиг бүлгүүд болгон хуваах уу?
Та бусад хэдэн хэлээр ярих хэрэгтэй вэ? Хэрвээ та завсарлагатай бол бага хурлыг хэн хариуцах вэ?
Энэ үйл явдлыг нэгээс илүү өдөр хийх үү? Та нэг өдөр хэрхэн хаах вэ? Та хоёр дахь өдөр яаж нээгдэх вэ?
Эцэст нь яаж буулгах вэ? Та хаалтын үг хэлэх хэрэгтэй юу? Хэрвээ та нэг ном захиалвал зочид буудлаас гарах хүмүүсийн ложистикийг хэрхэн зохицуулах вэ?
Space хайх
Хэдэн хүн ирэхийг олж мэд. Дараа нь танд хэр хэмжээний зай хэрэгтэйг тодорхойл. Энэ үйл явдлыг хаана зохион байгуулах вэ? Корпорацийн оффисын өрөөнд эсвэл танай том орон зай хэрэгтэй юу? Гүйцэтгэх захирал уулзалт зохион байгуулахыг хүсдэг үү? Хүмүүс анхаарлаа төвлөрүүлэхийг хүсч байна уу, эсвэл өртгөө багасгахын тулд оффист байрлуулахыг хүсч байна уу?
Танай бүсэд байгаа үл хөдлөх хөрөнгө ямар зайтай байх боломжтой вэ? Онгоцны буудлын ойролцоох зочид буудал нь хотоос ирж буй хүмүүсийн хувьд аялалын цагийг багасгах, эсвэл нам гүм байхаас ямар нэг зүйл олж авах боломжтой байх уу?
Янз бүрийн газрууд өөрсдийн тоног төхөөрөмжид ямар төлбөр төлдөг вэ? Тэдгээр нь юунд багтдаг, худалдан авч, авчирах хэрэгтэй вэ? Таныг хамтран ажиллахад хувь хүнийг томилох уу? Гадны материал, хүмүүсийн талаархи тэдний бодлогын талаар юу мэддэг вэ?
Үүнийг унтраа
Эдгээр асуултын хариуг хамгийн багаар бодоход та төслийн төлөвлөгөөг нэгтгэж эхэлнэ.
Энд бидний үзүүлж байгаа зүйл бол зөвхөн төслийн ажлын даалгавар, ажлын задаргааны бүтэц (WBS) юм. Энэ нь даалгавар эсвэл хугацаа хоорондын хамааралгүй хамааралгүй . Эдгээр нь хожим нэмэгдэх болно.
Компанийн уулзалт төслийн төлөвлөгөөний жишээ
Теслийн менежментийн ундсэн арга хэрэгслийг ашиглан теслийг хэрхэн телевлехдее бид теслийн телевлелтийн уед гарч байгаа теслийн менежментийн ур чадварыг телевлелтийн явцад хэлэлцсэн. Төслийн төлөвлөгөөний дагуу төслийн бүтэц (WBS) нь компаний уулзалтыг төлөвлөх төсөл хайж болох юм:
1. Төслийг урьдчилан төлөвлөх
- Төсөвийг тодорхойл
- Төслийн зорилгыг тогтоохын тулд Гүйцэтгэх захиралтай ярилцаарай
- Зөвлөмжийн өмнөх менежер (РМ) -тэй холбоо барина уу
- Оролцогч талуудын жагсаалтыг тодорхойлох
- Оролцогч талуудтай холбоо тогтооно уу.
- Үйл явдлын давуу эрхтэй он сарыг тогтооно
- Хэр хэдэн чанга яригч / илтгэгч хэрэгтэй байгааг тодорхойл
- Туслах ажилтнууд хэдэн хэрэгтэй байгааг тодорхойлох
- Хэдэн ажилчдыг хамруулна
- Үйл явдлын боломжит байршлыг жагсаана уу
2. Төслийн багийг бүтээх
- Маркетингээс авах боломжтой
- Хүний нөөцөөс авах
- Худалдан авах нь хэн нэгэнд туслах болно
- Бүх хэлээр ярьдаг зүйлсийг зохицуулахын тулд Сюзанаас асуу
- Байгууламжаас авах боломжтой
- Төслийн багийн хуваарийг хэлэлцэх хурал эхлэх
3. Хөтөлбөрийг боловсруулах
3а нэг өдрийн төлөвлөгөө
- Эхлэх цагийг тохируул
- Тодорхой цаг хугацаа, газар зохион байгуулалт, ажиллагсдын бүртгэлд бүртгүүлэх
- Өглөөний хурлын уртыг тохируул
- Илтгэлийн уртыг тохируулах
- Өглөөний хуралд шаардлагатай яригчийн тоог тооцоол
- Илтгэгчийг элсүүлэх
- Өглөөний завсарлага (цаг хугацаа ба урт)
- Босоо завсарлагаар (ус, хог, г.м.) хурлын танхимд сэргээн засварлах ажлыг зохион байгуулах
- Үдийн завсарлага (цаг хугацаа, урт, байршил, цэс, хэн төлдөг)
- Өдрийн чуулганыг төлөвлөх (урт, чанга яригчын тоо)
- Өдөр тутмын ярианы хүмүүсийг элсүүлэх
- Нэг өдөр хаах төлөвлөгөө (цаг, хэн, урт)
3б Хоёр дахь төлөвлөгөө
- Эхлэх цагийг тохируул
- Өглөөний хурлын уртыг тохируул
- Өглөөний хуралд шаардлагатай яригчийн тоог тооцоол
- Илтгэгчийг элсүүлэх
- Өглөөний завсарлага (цаг хугацаа ба урт)
- Босоо завсарлагаар (ус, хог, г.м.) хурлын танхимд сэргээн засварлах ажлыг зохион байгуулах
- Үдийн завсарлага (цаг хугацаа, урт, байршил, цэс, хэн төлдөг)
- Өдрийн чуулганыг төлөвлөх (урт, чанга яригчын тоо)
- Өдөр тутмын ярианы хүмүүсийг элсүүлэх
- Хаалтын үг хэлэх төлөвлөгөө (хугацаа, хэн, урт)
- Зочид буудалтай уулзах хугацааг тохируулах
4. Орон зайг төлөвлөх
- Оролцогчдын тоог тодорхойлно
- Суудал зохион байгуулах төлөвлөгөө (мөр ба хүснэгт)
- Шаардлагатай зайг тооцоолно уу
- Тухайн орон зайд байршлыг тогтоох (зардал, байршил, үйлчилгээ багтсан)
- Өдөр бүр нийт ярианы тоог тоолох
- Шаардлагатай туслах ажилтны тоо, төрлийг тодорхойлох
- Оролцогчид / чанга яригч / ажилтнууд хэдэн өрөө шаардлагатайг олох
- Зардал, цаг хугацааг тохиролцох байршлаар хэлэлцээрэй
- Сонгогдсон байршилтай гэрээ байгуулах
5. Үйл явдлыг олон нийтэд түгээх
- Үйл явдлын байршлын талаар дэлгэрэнгүй мэдээллийг эцэслэх
- Оролцогчид мэдэгдэхийг анхаарна уу
- Сэдвийн бүх илтгэгч болон танилцуулах цаг / өдөрт мэдэгдэнэ үү
- Даалгавар, ээлжийн ажилтны бүх ажилтнуудад мэдэгдэнэ үү
- RSVP-г оролцогчдоос аваарай
- Шаардлагатай тохиолдолд солих оролцогчид мэдэгдэх
6. Дээшээ дээшлүүлэх
- Бүх хэлээр ярьдаг хэлээр ярих
- Эцсийн илтгэлүүдийг шалгана уу
- Бүх оролцогчид, хэлтэй хүмүүс, ажилтнуудад зориулсан нэрийн тэмдэг аваарай
- Оролцогчдод зориулсан материал, бэлэг худалдан ав
- Үйл явдлын байршлыг дахин баталгаажуулаарай
7. Тойм, үнэлгээ
- Бүх оролцогчид сэтгэл ханамжийн судалгааг илгээх
- Бүх спикерүүдэд зориулсан асуулгын судалгааг илгээх
- Бүх яригч, ажилтнууддаа баярлалаа
- Төслийн багтай ойр дотно уулзах
Цаашдын төлөвлөлт
Төслийн төлөвлөгөөний ажлын нарийвчилсан бүдүүвч (WBS) нь компаний хурлыг төлөвлөхөд зориулсан дээжийг харуулж байна. Энэ бол зөвхөн тойм юм. Төслийн баг эдгээр зүйлс дээр ажиллах шаардлагатай бөгөөд тэдгээрийн ихэнхийг өргөжүүлэх шаардлагатай болно. Үүнээс гадна, ажил бүрийг хийхэд шаардагдах цаг хугацаа, үүрэг даалгавар харьцангуй ач холбогдол, үүрэг даалгавар хоорондын харилцан хамаарал / хамаарал дээр ажиллах хэрэгтэй болно.