Хэдийгээр энэ тодорхойлолт нь төвөгтэй мэт санагдаж болох хэдий ч төслийн менежментийн удирдагчид нь үнэндээ ерөнхий ойлголт, практик дээр тулгуурладаг.
Та төслийн үйлчлүүлэгчиддээ төслийн менежментийг өгөхийг хүсч байгаа эсэх, эсвэл таны зорилго бол төслийн менежер болохын тулд төслийн удирдлагыг үе шаттайгаар хэрэгжүүлж болно. Эхлэхээсээ өмнө таны санал болгож буй үйлчилгээ (эсвэл таны авч байгаа даалгавар) нь үнэхээр төсөл юм.
Ерөнхий менежмент ба төслийн менежмент
Ямар нэг зүйл нь эсвэл төсөл биш бол яаж шийдэх вэ? Үүнийг арилгахын тулд хоёр өөр удирдлагын чиглэлийг (эсвэл ерөнхий) менежмент болон төслийн менежмент болгон хуваа.
Функциональ буюу ерөнхий удирдлага гэдэг нь даалгаврын тасралтгүй үйл ажиллагаа юм. Нэг жишээ бол та технологийн компани эзэмшдэг бөгөөд нөөцлөлтийн дэмжлэг үзүүлж буй клиенттэй бөгөөд жилийнхээ дансаа үргэлжлүүлэн удирдаж долоо хоног тутмын үйл ажиллагааны тайланг гаргаж өгдөг. Хэрэв та үүнийг таван жилийн турш хийж, үйлчлүүлэгчтэй дахин сэргээгдэх гэрээтэй бол таны ажил тасралтгүй, ерөнхий эсвэл үйл ажиллагаагаа явуулдаг.
Хэрэв таны үйлчлүүлэгч шинэ агуулгын менежментийн системийг хэрэгжүүлэх хүсэлтэй байгаа бөгөөд тэд шинэ системийг хөгжүүлэх нэг жилийн хугацаатай байхыг хүсч байгаа бөгөөд хөгжүүлэхэд тань туслахыг хүсч байгаа бол таны үйлчлүүлэгч таныг төсөл дээр ажиллуулж байна.
Үүнтэй адилаар, хэрэв та хүний нөөцтэй ажилладаг бол ажил хэргийн хэлтэсийг төсвөө удирдаж, бага эмч нарыг удирдан чиглүүлдэг бол энэ нь тодорхойлогдсон дуусаагүй ажил тасралтгүй ажил юм.
Нөгөөтэйгүүр, хэрэв танд ижил төрлийн ажилтай бол, танай хэлтсийн захирал таныг шинэ ажилд авах хөтөлбөрийг хэрэгжүүлэхийг хүсч байгаа (мөн танд хугацаа болон төсөвтэй байх), төслийн менежерийг ажиллуулж байгаа бол энэ нь төсөл учраас Эхлэх болон дуусах огноо, үйлдэл зөвхөн нэг удаа л тохиолддог.
Гурван төсөлтэй танилцана уу
Одоо та бүхэн төсөлд юу багтдагийг ойлгож байгаа бол та төслийн удирдлагыг илүү сайн судлах боломжтой. Жишээлбэл, ажилд авах хөтөлбөрийг жишээ болгон ашиглаарай. Тэнд төслийн хэрэгцээ байгаа гэдгийг мэдэж байгаа бол дараагийн алхам нь шаардлагатай хамрах хүрээ, цаг хугацаа, төсөвийг харуулсан болно.
Төслийн менежмент гэдэг нь төслийн цар хүрээ, төсөв, ажилд авах хөтөлбөрийн төслийн төлөвлөлт, зохион байгуулалт, хяналт юм. Төслийг төсөөлөхийн тулд энгийн пирамид зур. Пирамидын мөр бүр нь төслийн үндсэн гурван хэсгээс (өөрөөр хэлбэл хамрах хүрээ, цаг хугацаа, төсөв) нэг юм. Пирамидын дундах хоосон зай нь хүргэх бүтээгдэхүүний чанар юм. Пирамид нь таны төслийг төлөвлөхөд чухал гэдгийг анхаарах чухал хэрэгсэл юм. Учир нь гурван гол хэсэг нь өсч, эсвэл буурч, бүтээгдэхүүний чанар нөлөөлж байна.
Төслийн хамрах хүрээ
Хамрах хүрээ тодорхойлох нь төслийн менежментийн хамгийн төвөгтэй бөгөөд цогц хэсэг юм.
Тєслийн талаарх дэлгэрэнгїй мэдээллийг эхнээс нь їл мэдэгдэхгїй, тєслийг хэрэгжїїлэхийн тулд ямар їйл ажиллагаа, їїргээ гїйцэтгэхийг тооцоолох хэрэгтэй. Хамрах хүрээ нь таны эцсийн бүтээгдэхүүн үйлдвэрлэхийн тулд хийгдэх бүх төрлийн үйл ажиллагаа, үүрэг даалгавараас бүрдэнэ. Төслийн хамрах хүрээг тодорхойлох нь төслийг дуусгахын тулд танд хэрэгтэй цаг хугацаа болон төсөвийг тодорхойлоход тусална. Эхлэх хамгийн сайн арга бол даалгавраа биелүүлэхэд хэрэгтэй гэж бодож буй зүйлээ бичих явдал юм. Дараа нь бүх үйл ажиллагаануудын талаар дэлгэрэнгүй харахын тулд бусадтай зөвлөлдөнө.
Төслийн цаг
Эхлээд хамрах хүрээгээ байгуулсны дараа та үйл ажиллагаа, үүрэг даалгавраа цагт нь хуваарилж эхэлнэ. Түүнчлэн төслүүдийг томоор харуулах болно. Аль үйл ажиллагаа нь яг ижил цагт тохиолдож болох бөгөөд даруй тохиолдохыг өөрөөсөө асуу.
Түүнчлэн, төслийн үйл ажиллагаанаас хэдэн хүн хянана, энэ нь алхам алхмаар хийхэд нөлөөлөх болно. Гурван хүн үүнийг хянаж үзэх хэрэгтэй бол энгийн ажил хийхэд ямар хугацаа шаардагдах нь гайхалтай юм. Хуримтлагдах үйл ажиллагаа, ажлуудыг дуусгахад зарцуулах хугацааг тооцоолсны дараа төслийн багийг дагаж мөрдөх төслийн хуваарийг гаргахад бэлэн байна.
Төслийн төсөв
Энэ үед та төслийн (хамрах хүрээ) болон төслийн урт (хугацааг) тогтоосон. Одоо төсөвийг тодорхойлох цаг болжээ. Төслийн цаг хугацааг тооцоолохтой адилаар та ихэвчлэн бусдаас зөвлөгөө авах хэрэгтэй. Ялангуяа тасаг нь үнэн зөв төсвийг тодорхойлох явдал юм. Тєсєв нь хэрэгжїїлсэн їйл ажиллагаанд оролцсон хїмїїс, материал, тїїнийг хэр удаан хэрэглэхийг (хїмїїс) шаардагдах материал, тїїний дотор материалын хэрэглээг багтаасан тєсєв юм.
Харилцаа холбоо бол түлхүүр
Ихэнхдээ үйлчлүүлэгч (эсвэл босс) төсөл нь төслийн хамрах хүрээг харгалзахгүйгээр урьдчилан тодорхойлсон цаг хугацаа, төсөв дотор төслийг дуусгахыг хүсдэг. Үүнтэй холбоотой асуудал нь бараг л үргэлжлэх бөгөөд цаг хугацаа, төсвийн хязгаарлалтаас шалтгаалан төслийн хамрах хүрээг боломжийн хэмжээнд хийж чадахгүй. Тиймээс төслийн менежментийн хэсэг нь төслийн хамрах хүрээ нь үйлчлүүлэгч эсвэл захиралтай хэлэлцээр хийх явдал юм. Хэлэлцүүлгийн явцад, мөн төслийн нийт урт нь сайн ойлгомжтой байх нь танд хэрэгтэй хамгийн чухал чадвар юм. Илүү тодорхой асуудлуудтай тулгарах үед танай үйлчлүүлэгч эсвэл захирагч илүү аз жаргалтай байх болно.