Хариуцлагатай байх нь төслийн бүх амжилтанд чухал ач холбогдолтой. Хариуцлагатай байх гэдэг нь төслийн менежерийг ажлаас халах, микроманах эсвэл хүмүүст өгөх ёстой гэсэн үг биш юм. Иймэрхүү тактикүүд нь төслийн менежер рүү чиглэсэн зөрчил, маргаан үүсгэдэг. Төслийн менежер хариуцлага хүлээх чадвартай цорын ганц хүн байхын оронд төслийн менежер нь төслийн хариуцлагыг бататгахын тулд бүх багийг чадваржуулдаг.
Теслийн менежер хариуцлагатай орчинг бий болгох чухал уурэг гуйцэтгэдэг боловч теслийн багийн гишууд еерсдийгее хариуцлага хулээх хариуцлага хулээдэг. Төслийн менежер нь дангаараа дангаараа хариуцлага хүлээх чадвартай байхын оронд бүх баг оролцоно.
Төсөлд хариуцлагатай байдлыг бий болгох зургаан арга бий:
01 Kickoff Meeting дээр хариуцлагатай байх хаяг
Төслийн үндсэн зарчим болох хариуцлагатай байдлыг тогтоох нь нэн чухал юм. Теслийн ивээн тэтгэгч болон теслийн менежер нь уралдааны хурлаар тэдний хулээлтийг тодорхой болгох ёстой. Төслийн ивээн тэтгэгчийн хариуцлагын талаар 2 оноо авах хэрэгтэй. Нэгдүгээрт, төслийн менежер хариуцлагатай байх болно, хоёрдугаарт, төслийн менежер хүн бүр хариуцлага хүлээх болно.
Төслийн менежер төслийн менежер эдгээр хариуцлагыг хүлээдэг хэдий ч хариуцлагын тогтолцоо зогссонгүй гэж төслийн менежер хэлдэг. Төслийн менежер багийн гишүүд хариуцлага хүлээх чадвартай байхыг шаарддаг. Түүнчлэн, төслийн менежер багийн гишүүд бие биедээ хариуцлага хүлээхийг хүсдэг. Багийн бүх гишүүд мэргэжлийн ур чадвараа хадгалан, бусдад хүндэтгэлтэй хандах хүртэл нэг нэгнээсээ уриалан дуудаж болно.
Эдгээр мэдэгдэл нь системийн тодорхой хариуцлагыг бий болгодог. Теслийн менежер эцсийн эцэст теслийн амжилтыг хариуцдаг бегеед амжилтанд хүрэхийн тулд төслийн менежер хүн бүр хариуцлага хүлээх, бие биенээ хариуцлага хүлээхийг шаарддаг.
02 Ажил үүргийн харилцан хамаарлыг тодруул
Төслүүд бараг үргэлж холбоотой харилцааг оруулдаг. Төслийг амжилттай болгохын тулд зарим зүйлсийг дараалалд оруулах хэрэгтэй. Төслийн менежер төслийн багт төслийн талаар нарийвчилсан мэдээллээр хангахын тулд төслийн менежер нь үүрэг хоорондын харилцан хамаарлыг тодруулах зорилготой байх ёстой.
Энд харилцан холбоотой даалгаврын жишээ байна. Засгийн газрын хөтөлбөр нь өөрийн хууль ёсны эрх мэдлийн өөрчлөлтөөс шалтгаалан хийсэн ажлын үндсэн өөрчлөлтийг хийж байна. Хөтөлбөр хэрэгжиж дууссаны дараа хэрхэн ажиллах талаар яг таг төсөөлөхийн тулд төсөл нь нислэг хийсэн байна. Төслийн багийн гишүүдийн нэг нь мэргэшсэн сургагч багш бөгөөд хөтөлбөрийн ажилтнуудад хүргэх сургалтын хөтөлбөр боловсруулах болно. Энэ сургалтыг боловсруулахын тулд бусад баг нь хөтөлбөр хэрхэн ажиллах талаар шийдвэр гаргах ёстой. Сургагч багш нь дүрэмд заасан шийдвэр гаргах хугацаатай холбоотой үүрэг гүйцэтгэдэг бөгөөд сургалтын хөтөлбөрийг боловсруулахад хангалттай цаг хугацаатай байдаг.
Заримдаа үүрэг даалгаврууд зэрэг явагддаг. Энэ нь зайлшгүй шаардлагатай буюу үр ашгийн ашиг сонирхолд нийцсэн байж болно. Ажлын даалгавар дууссаны дараа тэдний ажлын бүтээгдэхүүнийг дараа дараагийн ажилд ашиглах болно. Хариуцлагын бүтэц дээр дээрх жишээнд багтана. Дараагийн ажил дээр ажиллаж байгаа хүмүүс өмнөх даалгаврууд дээр ажиллаж байгаа хүмүүсийг хариуцах болно.
Төслийн менежерээр багийн гишүүд бие биентэйгээ хэрхэн холбоотой болохыг тайлбарлаж, багийн гишүүд бусад багийн гишүүдийн ашиг тусын төлөө хэрхэн сайн ажиллах вэ гэдгийг харуулж байгаа бөгөөд төслийн менежер нь бие биедээ хариуцлага хүлээх чадвартай гишүүдийг урамшуулдаг. Багийн нэг гишүүн нь өмнөх багийн ахлагчийн үүргийг гүйцэтгэж дуусах хүртэл ажил үүргийг гүйцэтгэж чадахгүй бол багийн гишүүд багийн бусад гишүүдийн амжилтанд сонирхолтой байх бөгөөд багийн гишүүн нь цаг хугацаанд нь, өндөр чанартай гүйцэтгэлийг хариуцна.
03 Үйл ажиллагааны талаар олон нийтийн амлалт авах
Тєслийн менежерїїд янз бїрийн шалтгаанаар багийн хурал цуглаан зохион байгуулдаг. Нэг шалтгаан нь төсөл хэрхэн хэрэгжиж байгааг харуулсан дараагийн алхмуудыг тодорхойлох явдал юм. Боломжтой бол зүйлс нь төлөвлөгөөний дагуу явагдах ёстой боловч гэнэтийн асуудлууд гарахад тэдгээрийг хийх хэрэгтэй. Теслийн менежер олон хуний анхаарлыг татдаг боловч бугдээрээ биш.
Асуудлыг шийдвэрлэхийг хэн хүлээн зөвшөөрч байгаагаас үл хамааран үйлдлийн зүйл дээр ажилладаг багийн гишүүн олон нийтэд амлалт өгөх ёстой. Энэ амлалт нь зарим албан ёсны зүйл байх албагүй боловч хүн бүр юу хүлээж байгааг мэдэж байх ёстой. Хэрэв хэн нэгэн үйлдэл хийхийг зөвшөөрвөл төслийн менежер гүйцэтгэх ёстой зүйлээ бүрэн гүйцэд хийх ёстой.
Үйл ажиллагааны зүйлийг тэмдэглэл эсвэл үйлдлийн зүйлсийн бүртгэлд тэмдэглэхэд баримтжуулсан байна. Теслийн менежментийн янз бурийн янз бурийн хэлбэрууд нь еер еер байна. Гол түлхүүр нь ирээдүйн лавлагаанд зориулж үйлдлийн зүйлсийг бичих явдал юм.
04 Олон нийтэд үйл ажиллагааны талаархи мэдээллийг нийтэд зарлана
Багийн гишүүд амлалт өгөх үед бүх баг амлалтаа амжилттай биелүүлэхэд найдвартай байх ёстой. Эдгээр амлалтуудыг бичих нь гайхамшигтай боловч хэрэв үйлдэл хийх зүйлсийн талаар хэн ч ярихгүй бол багийн гишүүд амлалтууд нь тийм ч чухал биш гэдэгт итгэх болно. Хэн ч тэднээс асуувал тэд яагаад дагах ёстой вэ?
Амлалтууд нь олон нийтэд хийгдсэнтэй адил төслийн менежер эдгээр амлалтуудыг олон нийтэд мөрдөнө. Энэ нь хүмүүст өөрсдийн үгийг дагахыг шаарддаг. Олон нийтийн ичгүүр бол хүчтэй урамшуулагч юм.
Хамгийн сайн нь төслийн менежерүүд муу залуу байх албагүй. Теслийн менежер уурэг хариуцлагын уур амьсгалыг бий болгосны дараа нэг ч хун байхгуй учир нь хун бур бие биедээ хариуцлага тооцдог. Хэн нэг нь муу залууг зөвхөн амлалт өгөхдөө хэзээ ч дагаагүй юм.
Төслийн менежерийг дагаж мөрдөөгүй хэн нэгэнтэй уулзах шаардлагагүй. Бүлгийн динамик нь нөхцөл байдлыг харгалзан үздэг. Нөхөрлөлийн дарамт нь эерэг загвараар ажиллана. Төслийн менежер нь үйл ажиллагааны зүйл дээр анхаарлаа хандуулж, хариуцлагатай хүн ярих хэрэгтэй. Төслийн менежер цагаас цагт яагаад үүрэг амлалт биелүүлээгүй байгаа талаар асууж тодруулах асуултуудыг асууж магадгүй боловч ихэнхдээ хариуцлагатай хүн алдаа, алдаа дутагдал эсвэл саад бэрхшээлүүдийн талаар ирэх болно, анхны үйлдлийн зүйлээ дуусгах шинэ үүрэг амлалт хийнэ. магадгүй гүйцэтгэл дэх ямар нэг саатал гарахын тулд тайлагнах.
05 Муу муу гүйцэтгэл
Төслийн багийн гишүүдийн ажлын гүйцэтгэл хангалтгүй байгаа нь төслийн менежерүүд хурдан, дипломат аргаар шийдвэрлэх ёстой асуудал юм. Төслийн багийн бусад гишүүд гүйцэтгэл муутай байхыг хардаг бол тэдний сэдэл буурч, тэдний гүйцэтгэл буурах магадлалтай. Гэсэн хэдий ч төслийн менежерүүд хүлээлтийг хангаж чадахгүй байгаа ядуу жүжигчидийг тайрч авах боломжгүй байдаг. Энэ бол маш хурдан зохицуулах, хүн төрөлхтөнтэй харьцах харилцан тэнцвэржүүлэх үйлдэл юм.
Гүйцэтгэлийн үзүүлэлт муу биш болно. Үүнийг үргэлжлүүлэх боломжгүй, харин төслийн менежерүүд анхаарлаа хандуулсны дараа өөрсдийн зан үйлийг засч залруулах чадвар муутай байх ёстой.
06 Шаардлагатай үед гүйцэтгэлийн асуудлуудыг өргөжүүлэх
Хэрэв муу гүйцэтгэлтэй хэн нэгэнд үйлчилдэггүй бол төслийн менежер асуудлыг багийн гишүүдийн ахлагчид хүргэх ёстой. Хэрэв энэ нь амжилтгүй болвол төслийн ивээн тэтгэгч нь нөхцөл байдалд орох хэрэгтэй. Төслийн багийн гишүүдээс нэгийг харьцах, ахлах ажилтныг дээшлүүлэх, ивээн тэтгэгчид өргөжүүлэх нь төслийн багийн гишүүдийн муу гүйцэтгэлтэй харьцах хамгийн сайн зохицуулалт юм. Алхамыг алгасах нь оролцож буй хүмүүсийг салгаж, эцсийн эцэст үржилд орохгүй байх болно.
Төслийн ивээн тэтгэгчид асуудал гарахаас өмнө төслийн менежер бусад бүх хувилбаруудыг арилгана. Гүйцэтгэл муутай тохиолдолд энэ нь тухайн нөхцөл байдлыг ганцаарчлан тодруулж, дараа нь багийн гишүүний ахлагчийн өмнө илэн далангүй хэлнэ гэсэн үг юм.
Теслийн менежер нь теслийн ивээн тэтгэгчийг юу гэж санал болгож буй талаар теслийн ивээн тэтгэгчийн хувьд теслийн менежертэй байх ёстой. Төслийн менежер багийн гишүүд хоёр дахь шугамын менежерээс зөвлөгөө авахыг хүсч байвал төслийн менежер ингэж хэлнэ. Хэрэв төслийн менежер багийн гишүүдийг солихыг хүсвэл төслийн менежер ийм хүсэлт гаргах ёстой. Теслийн ивээн тэтгэгч нь опционы сонголт, давуу талыг шаарддаг.