Төрийн байгууллагуудын үйл ажиллагааг хэрэгжүүлэх зарим асуудлыг өөрчлөх шаардлагатай төслүүдийг хэрэгжүүлдэг. Төслийн менежментийн институтын дагуу төсөл нь "өвөрмөц бүтээгдэхүүн, үйлчилгээ, үр дүнг бий болгох зорилготой түр зуурын бүлэглэлийн үйл ажиллагаа" юм. Төслийг байгууллага хэрхэн бизнес эрхлэх талаархи өөрчлөлтийг төслийн үеэр хийснээр төслийн эцсийн бүтээгдэхүүнийг өдөр тутмын ажилд оруулж, Байгууллагын ажил үүрд үргэлжлэх болно.
Энэ нь хялбар сонсогдож болох боловч энэ нь тийм биш юм. Өөрчлөлт нь хэцүү бөгөөд төслүүд нь төмөр замыг амархан арилгадаг. Өдөр бүр төслийн амжилт, амжилтанд заналхийлж болох сорилтуудтай тулгардаг. Энэ аюултай тэмцэхийн тулд төсөл нь тодорхой гол элементүүд хэрэгтэй. Төслийг хэрэгжүүлснээр амжилтанд хүрэх боломж их байна.
01 Ашигтай төсөл хэрэгжүүлэгч байгууллага
Теслийн ивээн тэтгэгч нь тестэй холбоотой ундсэн 4 уурэг хулээнэ. Нэгдүгээрт, ивээн тэтгэгч нь төсөл. Тэр төслийн багийн талаар олон нийтэд болон хувиараа тайвшруулдаг. Хоёрт, спонсор нь төслийн менежерийг дэмждэг. Теслийн менежер саадыг арилгах шаардлагатай бол ивээн тэтгэгчийг дуудлагад дуудах хэрэгтэй. Учир нь ивээн тэтгэгч байгууллага нь зохион байгуулалтын хучин зуйлийг бий болгох хэрэгтэй. Гуравдугаарт, ивээн тэтгэгч нь нөөцийг бусад эх үүсвэрээр хангахын тулд бусад өндөр түвшний хүмүүстэй шууд харьцах, нөөцөөр хангах зэрэг болно. Ивээн тэтгэгч нь төслийн хүчтэй аварга бол ивээн тэтгэгчид нь нөөц баялагт хувь нэмрээ оруулах магадлалтай байдаг. Дөрөвдүгээрт, ивээн тэтгэгч нь шийдвэр гаргахад дэмжлэг үзүүлдэг. Төслийн баг доош унах үед ивээн тэтгэгч шийдвэрээ зуучлан авч болно.
Спонсор нь төслийн менежертэй байнгын харилцаатай байх замаар мэдээлэл өгдөг. Хамтран ажиллагч нь хамтран ажиллаж байхдаа спонсорын үүрэг хариуцлагыг хэрэгжүүлэхийн тулд төслийн удирдагчийн дэмжлэгийг илүү хүчтэйгээр хэрэгжүүлэх хэрэгтэй. Жишээ нь, төслийн менежер байгууллагын санхүүгийн хэлтсээс мэдээлэл олж авахад бэрхшээлтэй байж болно. Теслийн ивээн тэтгэгч нь санхуугийн еренхий ажилтныг тухайн асуудлын талаар ойртуулж, мэдээлэл авах ажлыг ерселдеений дийлэнхээс давуу эрхтэй болохыг асууна.
02 Зорилгоо тодорхой болгох, хамрах хүрээ
Төслийг хэрэгжүүлэхээс өмнө эсвэл төлөвлөсөн ажлаас өмнө төслийн ивээн тэтгэгч нь төслийн зорилго, хамрах хүрээг тодорхойлсон байх ёстой. Зорилго нь төслийг хэрэгжүүлэх ёстой томоохон зүйл юм. Тухайлбал, програм хангамжийг сайжруулах төсөл ав. Хүний нөөцийн хэлтэс нь цалин хөлсийг зохицуулах бизнесийн програм хангамжийг ашигладаг. Байгууллага нь сургалтын менежментийн модулийг нэмж оруулахыг хүсч байна. Төслийн зорилго нь байгууллагын менежментийн програм хангамжийг байгууллагын бизнесийн хэрэгцээнд тохируулах, одоогийн цалингийн системтэй нэгтгэх явдал юм.
Хамрах хүрээ нь төслийн үзүүлэлтүүдийг тодорхойлдог. Програм хангамжийн төслийг үргэлжлүүлэх; Сургалтын менежментийн системийг нэвтрүүлэх, цалингийн системтэй уялдуулах замаар энэхүү төслийн цар хүрээ хязгаарлагдмал юм. Олонх тохиолдолд, хамрах хүрээг ойлгохын тулд хүрээг хамрахгүй зүйлсийг тодорхойлох нь тустай байдаг. Энэ төслийн хувьд бусад модулиудыг хамрах хүрээнд оруулаагүй болно. Нягтлан бодох бүртгэлийн хэлтэс нь төслийн менежерт ирж, нэхэмжлэх, дансны авлага эсвэл дансны өглөгийн модулиудаас хүсч чадахгүй.
Төслийг тодорхойлсны дараа модулийг нэмж бичих нь хамрах хүрээг зөвшөөрдөг. Төслийн сайн ивээн тэтгэгчид болон төслийн менежерүүд цар хүрээтэй ажиллахаас хамгаалж, төслийн цар хүрээг тэлэх дургүй байдаг. Төслийн хамрах хүрээг өргөжүүлэх нь төслийн цаг хугацаа, мөнгөө төсвөөс шаардагдах хөрөнгийг нэмэгдүүлдэг. Үүнээс гадна нэмэлт ажлын цар хүрээ дээр ажиллах нь эрсдэлд байгаа ажлын бүтээгдэхүүний чанарт нөлөөлдөг.
03 Төслийн сайн менежер
Тєслийн менежерїїд тєсєл хєтєлбєрийг шилжїїлэхэд нь туслах дараах шинж чанартай байдаг. Төслийн менежерүүд нь төлөвлөгч юм. Тэд ажил дарааллын талаар бодож, багийн ажлыг дуусгасаны дараа юу болох ёстойг мэддэг. Тэд сайн төлөвлөгөө хийж, уян хатан байж, төлөвлөгөөнөөс холдохыг мэддэг. Теслийн менежерууд найдвартай байдаг. Бусдын ажлыг харгалзан амжилтанд хүрэхийн тулд төслийн менежерүүд хүмүүст өөрсдийн сайн санаа, чадварыг итгүүлэх хэрэгтэй. Итгэмжлэл нь төслийн менежер болон төслийн ивээн тэтгэгчийн хоорондын харилцаанд чухал ач холбогдолтой. Төслийн менежерүүд ихэвчлэн харилцан яриа хийдэг тул ихэвчлэн extroverted хийх хандлагатай байдаг.
Тэд хүмүүсийг амлалтандаа хариуцлага тооцдог. Жишээ нь энд байна. Төслийн багийн гишүүдийн удирдагч төслийн багийн менежер хэлэхдээ төслийн багийн гишүүд долоо хоногт дөрвөн цагийг төсөлд зориулан зарцуулах боломжтой гэж хэлэв. Энэ багийн гишүүд долоо хоног бүр хоёр удаа уулзаж, ажил таслах бүтцэд ямар ч ахиц дэвшил гаргаагүй байна. Эхний уулзалтаас хойш төслийн менежер багийн гишүүнтэй уулзаж, уулзалт, уулзалтын бус хугацаа зэргийг хэлэлцсэн. Багийн гишүүд илүү их эрэлт хэрэгцээтэй гэж хэлсэн. Төслийн менежер энэ нь үнэн биш гэж үзсэн тул хоёрдугаар уулзалтаас хойш төслийн менежер багийн гишүүдийн ахлагчтай уулзсан. Судлаач төслийн менежерт хэлэхдээ багийн гишүүний зан төлөвийг эргэн харах болно.
04 Оролцогч талууд
Төслийн оролцогч тал бол төслийн амжилтанд сонирхолтой хүмүүс боловч төслийн багийн гишүүд биш юм. Төслийн менежер, төслийн багийн гишүүдтэй адил өдөр тутмын төслийг төсөөлөөгүй боловч гол шийдвэрүүд болон төслийн зорилгод хүрэх ерөнхий алхмуудыг давтахыг хүсч байна.
Оролцогч талууд төслийн үйл ажиллагаануудыг хэвээр үлдээх хүсэл эрмэлзэлтэй байдаг боловч төслийн менежер нь төслийн зорилгодоо хүрэхийн тулд төслийн менежерийн үүрэг хариуцлагаа ухамсарлана. Ихэнх тохиолдолд ингэснээр хэт их оролт авах, хэтэрхий бага оролт авах хоёрын хооронд нарийн тэнцвэрийг бий болгодог. Оролцогч тал бүр шийдвэр бүр дээр жинлэж чадахгүй. Энэ нь төсөл дээр унаж, шийдвэр бүрийг тэмцэх болно. Эсрэгээр, сонирхлын бүлгүүд бараг бүгдийг нь зогсоож болохгүй, учир нь бараг бүх төслүүдийн томоохон тал нь оролцогч талуудын сэтгэл ханамжтай байдаг.
05 Төслийн багийн гишүүд
Төслийн багийн гишүүд нь төслийн ажлыг гүйцэтгэдэг. Төслийн багийн гишүүд төслийн байнгын ажил үүрэгтээ томилогдох олон тооны төслийг томилон ажиллуулж байгаа нь төслийн бусад нэмэлт ажлыг нөхөх зорилгоор бусад ажилд сөрөг нөлөө үзүүлэхгүй гэсэн үг юм. Төслийн менежерүүд багийнхаа гишүүд энэ асуудлаар өөрийн хянагч нартайгаа хэлэлцээр хийхэд туслаж болох боловч төслийн менежер төслийн багийн гишүүд төслийн гадна байгаа хариуцлагыг хянаж чадахгүй байна.
Багийн гишүүдийн зүгээс төслийг хэрэгжүүлэх нь маш үнэ цэнэтэй юм. Онцгойлон заагаагүй бол хугацаа нь зөрж, ажлын бүтээгдэхүүн нь чанартай биш юм. Багийн гишүүд төслийн зорилтоо цаг хугацаанд нь, төсвийн хүрээнд, чанарын хүлээлтийг биелүүлэхэд чиглэсэн байдаг.