Чухал бүртгэлийг хэрхэн хурдан, хялбар олох вэ
Таны чухал баримтуудын талаар бодох нь цорын ганц цаг үе бол танд хэрэгтэй үе юм. Заримдаа та үүнийг хэрэгцээтэй үедээ олох боломжгүй. Учир нь танд чухал баримт бичгийг хадгалах, төвлөрсөн систем байхгүй эсвэл сүүлчийн удаа хэрэгтэй байсан бол та үүнийг тэнгис рүү буцааж шидсэн. гэртээ очих газраа буцааж тавихын оронд бичиг баримтаа бич.
Танил сонсогдож байна уу?
Бүх чухал баримтууд танай өрөөнд тархаж, тэдэнд маш их цаг зав, эрч хүч эрэлхийлж байдаг. Та бас заримыг нь алдах эрсдэлтэй. Гэвч хэдэн энгийн алхмуудаар энэ долоо хоногийн амралтын өдрүүдэд чухал баримтуудаа нэг дор зохион байгуулж болно!
Та хоёр жижиг шүүгээтэй кабинет эсвэл зөөврийн өлгөгдсөн файлын хайрцаг, олон өнгийн өргөгдсөн файл (6 өөр өнгө), манама гуравдагч товчлууртай хавтас, галд тэсвэртэй (заавал биш) хэрэгтэй болно. Эсвэл та том хавтас болон tab оруулдаг. Бараа тавтай морилно уу гэвэл таны бичиг цаасны ажлыг зохион байгуулах зургаан алхмууд байна.
Алхам нэг: Бүх бичиг баримтаа цуглуулах
Бүх чухал баримт бичгүүдийг зохион байгуулахаасаа өмнө тэдгээрийг олох хэрэгтэй. Үүнийг хийхээс илүү хялбархан хэлдэг.
Гэрийн алба нь шүүгээ, ширээ, ширээний ширээн дээр байрлуулсан цаасыг шалга. Гал тогооны өрөөний countertops, гал тогооны шүүгээ, сагс зэргийг цаасан дээр овоолж бай.
Унтлагын өрөө болон оройн хоолон дээрээс хар. (Өглөөний халуунд тэднийг орхиод тэдгээрийг мартаж болно). Эцэст нь хэлэхэд, та санамсаргүй байдлаар яваа чухал обьектуудын хувьд (оппи) таны түрийвч, цүнхийг шалгаж үзээрэй.
Хоёрдугаар алхам: Документуудаа ангилах
Хамгийн чухал баримт бичиг нь дараах 6 төрөлд багтдаг.
Цуглуулсан бүх баримтуудыг дараах байдлаар ангилах:
- Гэр, өмч хөрөнгийн бүртгэл - моргейжийн зээл, үл хөдлөх хөрөнгийн орлого, гэрээр сайжруулах төсөл, хүлээн авсан баримт, тоног төхөөрөмжийн гарын авлага, баталгаа, өмчийн татварын мэдээлэл, орон сууцны даатгалын бодлого, гарын авлага
- Авто бүртгэл - нэр, засвар үйлчилгээний бүртгэл, даатгалын бодлого, мэдээлэл, зээлийн мэдээлэл, төлбөрийн баримтууд
- Эрүүл мэндийн бүртгэл - даатгалын бодлого, эрүүл мэндийн даатгалын тэтгэмжийн гарын авлага, эмнэлгийн тэтгэмжийн тодорхойлолт, эмчийн төлбөрийн жишиг, хөөн хэлэлцэх жагсаалт, зарцуулалтын уян хатан мэдээлэл, эрүүл мэндийн даатгал, эрүүл мэндийн даатгал, амь насны даатгал
- Санхүүгийн бүртгэл - банкны тайлан, татварын тайлан, татварын хасалт, хөрөнгө оруулалтын бүртгэл, зээлийн бүртгэл, зээлийн картын мэдэгдэл
- Цахим бүртгэл - гар утасны гэрээ, гарын авлага; борлуулалт, баталгаа, компьютер, зөөврийн компьютер, болон iPads; кабелийн болон интернетийн төлөвлөгөө, төлбөр тооцоо; утасгүй рутер борлуулалтын орлого болон гарын авлага
- Хувийн бүртгэл - төрсний гэрчилгээ, гэрлэлтийн гэрчилгээ, гэр бүл салалтын гэрчилгээ, асрамжийн бичиг, нийгмийн хамгааллын мэдээлэл, вакцинжуулалтын бүртгэл, паспорт, цэргийн албаны бүртгэл, баптисм, баталгаажуулалтын бүртгэл, хүсэлт, оршуулгын төлөвлөгөө, оршуулгын мэдээлэл. Хэрэв та тэжээвэр амьтан байгаа бол тэдгээрийн мал эмнэлгийн болон вакцины тухай мэдээлэл зэрэг эдгээр чухал баримт бичгүүдийг бас оруулж болно.
Гуравдугаар алхам: Өөрийн чухал баримт бичгүүдийг хайж олох
Ихэнх чухал баримтуудаа тогтмол шүүгээ эсвэл зөөврийн өргөгдсөн файлын хайрцагт хадгалж болно. Гэсэн хэдий ч, зарим нь найдвартай хадгаламжийн хайрцаг гэх мэт галд тэсвэртэй аюулгүй эсвэл гаднах талбайд хадгалах сонголтонд хадгалагдах ёстой.
VITAL баримтууд нь маш хэцүү эсвэл маш их цаг хугацаа шаардах баримтууд юм. Тэд завсарлага буюу хулгай дээр тохиолдсон тохиолдолд эвдэгдсэн хувийн мэдээллийг агуулж болно. Энэ тохиолдолд, танай гэр бүлийнхэн эдгээр чухал баримтуудыг бүрэн хэвээр үлдээхийг хүсч байгаа бол гал эсвэл үерийн улмаас устгагдсан болно.
Ихэнх хүмүүст нийгмийн даатгалын мэдээлэл, төрсний гэрчилгээ, даатгалын гэрчилгээ, даатгалын гэрчилгээ, өмчлөх эрхийн бичиг, машины нэр, паспорт болон таны анхны гарын үсэг шаардагдах аливаа гэрээ, хэлэлцээр зэрэг чухал баримтуудыг дор дурдсан баримт бичгүүдэд тооцно.
Галд тэсвэртэй эсвэл гаднах талбайн хадгалалтын сонголтод байршуулсан бүх чухал баримтуудынхаа мастер жагсаалтыг гаргах.
Дөрөвдүгээр алхам: Түрийвчээ хувилж ав
Бидний ихэнх нь өдөр бүр хэтэвчэндээ чухал мэдээллийг авч явдаг. Та түрийвчэнд байгаа бүх зүйлийг мэддэг үү? Хэрэв та түрийвчээ алдсан эсвэл хулгайлсан бол яах вэ?
Жолооны үнэмлэх, хандивлагч карт, эрүүл мэндийн даатгалын карт, биеийн тамирын заалны дэлгүүр, агуулахын клуб, хамгийн чухал нь бүх кредит ба дебит картууд (урд болон хойно хуулбарлах) зэрэг гишүүнчлэлийн картыг хувилж ав. Эдгээр хуулбарыг бусад чухал баримт бичигт хадгалаарай.
Тавдугаар алхам: Энгийн файл боловсруулах
Шуудангийн системийг хялбаршуулах нь илүү тогтвортой байх болно. Чухал баримт бичгийг ангилж, өлгөөтэй файлын өнгө өгнө үү:
- Гэр болон өмчийн бүртгэл
- Авто бүртгэл
- Эрүүл мэндийн бүртгэл
- Санхүүгийн бүртгэл
- Цахим бүртгэл
- Хувийн бүртгэл
Категорийн системд байгаа файлуудын тоог нэмэхийн тулд зохих тоогоор файл өлгөх системийг нэмэх.
Манила фолдерыг ашиглан фонт бүрт нэг хавтас тус бүрт фолдер үүсгэ. Фолдеруудыг зохих өнгөт өлгөх файлын хэсэгт байрлуул.
Хэрэв та том гурван бөгжтэй тууз, tab оруулга худалдаж авсан бол, табыг дээрх бичлэгийн нэртэй шошгон дээр шошголж, цаасны цооног бүх баримт бичгийг цоолж, тэдгээрийг зохион байгуул. Хэрэв баримт бичиг цаасны цооног бөглөсөн байх ёсгүй бол цаасны нүх хавтсыг хавтаст хавтсанд байрлуулна.
Эдүгээ, хэрэв баримт бичиг чинь зөвхөн таны зүйл биш бол энэ нь танд чөлөөт цаг байх болно. Та эдгээр бүх баримтыг сканнердаж, хатуу диск рүү аваачаад дараа нь бүгдийг нь сэгсэрч болно. Гэсэн хэдий ч зарим бичиг баримттай адил өөрийн үзэмжийг ашиглаарай. Хамгийн сайн дүгнэлтээ ашиглана уу.
Хэрэгтэй үйл ажиллагаа
Одоо таны чухал баримт бичгүүд зохион байгуулж, тэднийг зохион байгуул. Та төлбөрөө төлж байхдаа сар бүр шинэ баримтаа файлын системийн зохих хэсэгт оруулна уу. Үүний зэрэгцээ, системээс гаргаж авсан аливаа баримт бичгийг сар бүр системээс хасах боломжтой байж болно. Тэднийг дахин файл бичнэ үү. Жилд 2-оос доошгүй удаа цэвэрлэж чадах эсэхийг шалгахын тулд бичиг баримтын тогтолцоонд байгаа баримт бичгүүдийг хянана. Дараагийн ээлжинд хийх хуваарь нь хичээлийн эхний жил, хичээлийн жилийн эцэст байна.
Бага зэрэг хүчин чармайлтаар та цаасан баримт бичгүүдийг зохион байгуулснаар урт хугацааны ашиг тусыг хурааж чадна.
Элизабет МакГроригийн найруулсан.