Хариулахад амархан имэйл бичих 9 дүрэм
Бидний олонхи нь сургуульд и-мэйл бичиж сурч чаддаггүй байсан ч имэйл бичих нь ажлын байран дахь үнэ цэнэтэй ур чадвар байсан юм. Энэ нь ялангуяа алсын зайнаас ажиллах (ажил хайж байгаа) ажилчдын хувьд үнэн юм. Утасны ёс зүйтэй холбоотойгоор гэрийн ажилд орох, ажилд авахад ямар ч ур чадвар шаардагдахгүй.
Сайн бичсэн имэйл нь хүлээн авагчийг ойлгож, түүний захиас дээр ажиллахад хялбар болгодог. Ажлын хайлтанд имэйл нь нүүр царайны эхний сэтгэгдэлийг урьдчилан эсвэл бүр засах боломжтой тул зөв цэг таслал, харилцан уялдаатай зурвас чухал байдаг. Мөн ажил дээр нь имэйлүүд тодорхой бус байдаг. Хамтран ажиллагсад, үйлчлүүлэгчид, боломжит үйлчлүүлэгчид, ажилд авах менежерүүд, найз нөхөд, гэр бүлд үр дүнтэй имэйл бичихдээ эдгээр зөвлөгөөг дагаарай.
01 Нэгдүгээрт, Захиа болон Хүлээн авагчийн талаар авч үзэх
Дараа нь, хүлээн авагчийн үзэл бодлын үзэл бодлыг авч үзье. Тэр ямар үйлдэл хийх, эсвэл таны захиасыг ойлгох хэрэгтэй вэ? Үүнд шаардлагатай (гэхдээ хэт их биш) суурь мэдээлэл өгөх. Түүнчлэн, энэ хүлээн авагчийн зохих ёс зүйг санаарай. OMG эсвэл LOL зэрэг инсотокс, товчлол нь ажлын програм болон бизнесийн имэйлийн хувьд тохиромжгүй байдаг.
02 Дүрсэлсэн И-мэйлийн субьектийг бичих
Та и-мэйл бичихдээ "мэндлэх" эсвэл "гэрийн ажилд" гэх мэт сэдвийг тодорхойгүй бичих эсвэл хоосон орхих хэрэгтэй. Энэ төрлийн субьектууд бүхий имэйлүүд нь хүлээн авагчийн спам хайрцагт төгсгөх сайн боломж эсвэл огт үл тоомсорлодог. Хэрэв та ажилд орох хүсэлтэй байгаа бол субъектын нэрийг субьект мөрөн дээр тавь. Хэрэв и-мэйл нь хамтран ажиллагчид бол таны субьект мөрийг мессежний зорилгыг хураангуйлан бичнэ үү. Дүрсэлсэн субьектийг бичих өөр нэг ач холбогдол бол дараа нь үүнийг хайх хэрэгтэй бол таны Ирсэн имэйлд хайхад хялбар болно. Хэдийгээр "Асуулт" шиг имэйлийн мөртэй байх зүйл нь тус болохгүй.
03 Хүлээн авагчид зөв зүйтэй үг хэлээрэй
Хэрэв та өөрийн хүлээн авагчийн нэрийг мэддэг боловч түүнийг бие даан мэдэхгүй бол нэрийг нь ашиглан мэндчилгээ дэвшүүл. Эрхэм хатагтай Брунелли. ("Хатагтай", эсвэл "Miss" гэдэгт эргэлзэж байвал эмэгтэйд "Хатагтай" гэж хэрэглээрэй.) Хэрэв та жендэрийн талаар тодорхой мэдэхгүй бол зөвхөн анхны болон сүүлчийн нэрийг, өөрөөр хэлбэл Хайрт Крис Смитийг ашиглана уу. Хэрэв та тухайн хүний нэрийг мэдэхгүй бол мэндчилгээнд ямар ч мэндчилгээ эсвэл энгийн мэндчилгээг ашиглаарай. Сайн байна уу, мэндчилгээ, Хүндэт менежер
Хэрэв та и-мэйлээ хамтран ажиллагсад эсвэл өөр хэн нэгэнд мэдэгдэж байгаа бол өөрийн ашиглаж буй нэрээ утсаар эсвэл утас дээрээ ашиглана уу.
04 Тохирох дүрэм, цэг таслалыг ашиглах
Зөв дүрмийг имэйлээр ашиглах нь маш чухал юм. Уншигчид уншигчид эгзэгтэй алдаануудыг шийтгэдэг.
- Run-On хэллэгүүд - Та и-мэйл бичиж байх үедээ хэлэхээсээ зайлсхий. Энэ жижигхэн завсарлагаар уншигчдад "үг хэлэх" гэсэн үгсийг өгдөг. Богино өгүүлбэрүүд эдгээр жижигхэн зогсолтыг илүү ихээр олгодог. Техникийн хувьд ялгаатай биш байсан ч гэсэн урт өгүүлбэрүүдээ салга.
- Коммас - Хэт олон эсвэл хэтэрхий олон комментууд төөрөлдөж болно. Энэ коммандыг зөв ашиглах сурна уу.
- Subject-Verb Agreement - Энэ төрлийн алдаатай үгс нь харилцаа холбооны ур чадвартай нэр дэвшигчдийг хайж буй ажил олгогчдод зориулсан улаан туг юм. Бичиг үсгийн хэлцлийн талаархи дүрэм журмыг хянан үзэх.
05 Бичиг үсгийн болон капиталжуулалтыг шалгах
Текст шалгагчийг ашиглана уу, гэхдээ түүнд найдахгүй. Ижил алдаа шалгагч нь "тэдгээр" -ийг "тэдний" эсвэл "тэнд" "тэдний" гэж үзэхгүй бөгөөд энэ алдаа нь хайхрамжгүй байдлыг илэрхийлдэг. "Та" гэх мэтээр текст товчлохыг бүү хэрэглэ.
Зөв капиталжуулалтыг ашигла. Ихэнх хүмүүс өгүүлбэрийн эхлэл, зөв нэр томъёог ихээр ашиглахыг мэддэг боловч ихэнх нь имэйлээр үүнийг хийдэггүй. Шилжүүлэлтийн товчлуурыг дарахын тулд секундын нэмэлт хувийг авдаггүйг харуулаарай. Нөгөө талаас хэтэрхий олон тооны том үсэг уншигчдыг саатуулж болно. Бүх өгүүлбэрийг хэлэхээс зайлсхий (олон хүн хашгирч байгаагаар тайлбарладаг) болон өгүүлбэрийн эхэнд байхгүй үгийн эхний үсгийг онцлон тэмдэглэхэд зориулж бичсэн үгсийг онцлон тэмдэглэх хэрэгтэй.
06 Энгийн Форматыг Имэйлээр ашиглах
Имэйлийн програмууд бүгд өөрөөр харагддаг гэдгийг санаарай. Таны дэлгэцэн дээр төгс нийцсэн дэлгэц өөр хэн нэгэнтэй хамтарч болно. Энэ шалтгааны улмаас өндөр нарийвчлалтай боловсруулалттай баримт бичгийг сэргээх , хамрах захидал гэх мэт и-мэйлээр гаргахаас зайлсхий. Цэвэр текст хэлбэрээр бичсэн баримт бичгүүдийг ашиглах.
Богино догол мөрийг хий. Хугацаатай адилаар догол мөрийн завсарлага уншигчдын нүдийг амраана. Гар утаснаас мэйл уншиж байгаа хэн нэгэн нь богино догол мөрөөс ашиг хүртэнэ. Гэхдээ догол мөрийн тухай үндсэн дүрмийг мөрдөж байгаарай.
07 Товч байна
Үүний цаана оршуулах имэйлийг дэвшүүлж, эцэст нь мартсан. Эсвэл муу юм бол тэд буруу ойлгогдож магадгүй юм. Өөрийнхөө зорилгыг тодорхой, энгийн хэлээр ашиглана.
- Үгсийг устгах - Идэвхитэй үгсээр бич. "Жак надад формууд илгээгээд" идэвхтэй үйл үг ашигладаг. "Жак над руу илгээсэн маягтууд нь идэвхгүй байна. Идэвхгүй хэлбэр нь зөвхөн хэдхэн үг хэрэглэдэг боловч үүнийг нэмж өгдөг. Үүнээс гадна уншигчдад өөрсдийнхөө санаануудыг дахин боловсруулахыг шаарддаг.
- Point-to-point - Гадны мэдээлэл эсвэл санааг нэмэхийн тулд уруу таталтыг эсэргүүц. Эдгээрийг өөр имэйлд хадгалах.
- Bullet Points ашиглана уу - Эдгээр нь таны уншигчдад хамгийн чухал зүйлийг авахын тулд харааны тэмдгийг ашиглах боломжийг олгоно. Харин сум хэрхэн сум харуулах талаар эргэлзэж байгаа бол одон тэмдэг үүсгэхийн тулд одон, тэмдгийг ашиглаарай.
08 Э-мэйл оруулах нь зохистой
Хэрэв таны имэйл нь стандарт гарын үсгийг бөглөж байвал таны илгээсэн имэйлийн хувьд тохирсон байх ёстой. Улс төрийн мэдэгдэл бүхий гарын үсэг буюу хүүхдийн нэр, нас нь хувийн имэйлийн хувьд сайн байдаг, гэхдээ ажлын хувьд бага хувийн гарын үсэг ашигладаг. Таны ажил, ажил олгогчоос шалтгаалан, та имэйл гарын үсэгээ эффектээр тохируулах боломжтой. Ямар нэг маргаантай зүйл сонгох. Хэрэв та ажлын талаар асууж байгаа бол гарын үсэг ашиглана уу.
09 Хийж эхлэхээсээ өмнө дахин уншаарай
Таныг илгээхээс өмнө зөв бичгийн болон цэг таслалыг шалга. Хэрэв та ажлын аппликешны имэйлд алдаа олж мэдвэл түүнийг илгээхээс өмнө дахин засварла. Гэхдээ агуулгад дахин дахин уншдаг. Хэрэв таны имэйл урт байвал та үүнийг илүү товчхон болгох арга замуудын талаар бодоорой. Хэрэв таны и-мэйл маргаантай эсвэл уурандаа бичигдсэн бол шууд бусаар илгээж болохгүй. Хэдэн цагийн дараа буцаж ирээрэй, мөн та үүнийг илгээхийг хүсч байгаагаа үзээрэй.
Энэ нь цахим захидал илгээхээсээ өмнө их зүйл хийх шиг сонсогдож болох юм. Хэрэв та үр дүнтэй имэйл илгээж, имэйлийг илүү үр ашигтай зохион байгуулж байгаа бол танд илүү бага хугацаа зарцуулах болно.