1. Өөрийн ёс суртахуунаа бод
Бидний дараагийн үүрэгт ажлаа үргэлжлүүлэхийн тулд аль болох хурдан зүйл хийхээр яаравчлагдсан дэлхийд ч гэсэн, таны имэйлд сайн зан чанарыг ашиглах цаг гарга.
"Баярлалаа", "баярлалаа" гэж хэлэхээс татгалзаарай.
Хүмүүсийг сайн мэдэхгүй, эсвэл огт мэдэхгүй хүмүүст хандах үед, тэд тантай албан ёсны харилцаатай байгаа бол тэднээс өөрөөр хийхийг хүсээгүй л бол тэдний нэр, овог нэрээр тэдэнд хандаарай. Жишээ нь: "Эрхэм ноён Цагаан", "Эрхэм Хатагтай Грэй" гэж хэлээрэй. Хэрэв та имэйлд хариу илгээж байгаа бөгөөд анхны мессежийг илгээгч нь зөвхөн өөрийнхөө нэрээр гарын үсэг зурсан бол та тэдгээрийг адилхан байдлаар шийдэх нь зүйтэй гэж найдаж болно.
2. Өөрийн аяыг ажиглана уу
Ая зохиогчын хувьд та өөрийн хандлагаа имэйлээр мэдэж болно. Энэ нь хэрхэн хүлээн авдагт нөлөөлдөг. Та ихэвчлэн хүндэтгэлтэй, нөхөрсөг, ойртохуйц байдлаар хүлээн авагч руу очихыг хүсч байдаг. Та хүсээгүй дуу чимээ гаргахыг хүсэхгүй байна. Мессежийг илгээхээс өмнө хэд хэдэн удаа зурвасаа дахин уншина уу.
Өмнө нь ярьсан хэн нэгэндээ "Би чамайг сайн гэдэгт найдаж байна" гэж найрсаг үгсээр хэлээрэй. Эможи нь таныг хялбархан хэлэх боломжийг олгож байгаа ч, таныг албан бус харилцаанд хэн нэгэнд хандахаас нааш мэргэжлийн имэйлд ашиглахаас татгалзаж болно.
Ирээдүйд ажил олгогчид бичиж байхдаа хэзээ ч ашиглахгүй.
Энэ нь байнга имэйлийн ёс зүйд тооцогддог бөгөөд бүх том үсэгнийхээ и-мэйл эсвэл нэг хэсгийг бичдэг. Энэ нь таныг хашгирах шиг харагдах болно.
3. Товч байх
Завгүй хүмүүст хувийн э-мэйл унших нэг минутаас илүү хугацаа зарцуулах цаг хугацаа, эсвэл сонирхолгүй байдаг.
Хэрвээ та хүлээн авагчийг өөрийн зурвасыг хурдан уншихыг зөвшөөрөхийг хүсч байвал үүнийг товчоор хадгалах хэрэгтэй.
Гэсэн хэдий ч чухал мэдээллийг орхиж болохгүй. Таны мессежийг эхний байранд бичих шалтгаанаа тодорхой бичнэ үү. Хэрэв та нарыг орхигдуулсан нарийн ширийн зүйлийг тайлбарлах гэж оролдох үедээ урагшлахгүй бол хэн ч цагаа хэмнэх болно.
4. Text-ийн товчлолыг ашиглахаас зайлсхий
Хэдийгээр цаг хугацаа хэмнэхийг хүсч байгаа ч гэсэн өөрийн мэргэжлийн имэйлд текст товчлохыг ашиглах ёсгүй. Хэрэв та маш их текст бичдэг бол, олон хүн хийдэг бол та найз нөхөдтэйгээ ярихын тулд түргэн шуурхай хэрэглэж болно. Жишээлбэл, та "та," "таны", "уу" гэх мэтээр "u," "ur," ба "plz" ашиглаж болно. Эдгээр товчилсон үгс нь бизнесийн захидал харилцааны газарт байдаггүй бөгөөд хүлээн авагч нь тантай энгийн харилцаанд ордог хүн биш юм.
5. Мэргэжлийн имэйл хаяг ашиглана уу
Таны одоогийн ажлалтай холбоотой мессежүүдээс ажил олгогч таны томилсон имэйл хаягийг үргэлж ашигла. Гэсэн хэдий ч, та өөрийн ажилд хамааралгүй мессеж илгээхдээ хэзээ ч ашиглах ёсгүй. Жишээлбэл, та шинэ зүйл хайж байгаа бол. Оронд нь хувийн имэйл акаунт ашиглана уу.
Хэрэв танд хувийн данс байхгүй бол жишээлбэл, таны интернетийн үйлчилгээ үзүүлэгч нэг нь үйлчилгээ авахаар бүртгүүлсэн бол үнэгүй имэйл данс авах болно.
Мэргэжлийн дууг тохируулахын тулд Gmail буюу өөр үйлчилгээг ашиглана уу. Ямар ч тэнэг юмуу санал хүсэлтийг бүү ашигла. Таны анхны болон овог нэр эсвэл бүтэн нэр тохиромжтой сонголт байна.
6. Бичиг үсгийн болон дүрмийн алдааг бүү мартаарай
Таны и-мэйлийг анхааралтай уншиж байх нь чухал. Энэ завгүй алхамыг хэзээ ч үл тоомсорлож болохгүй. Анхааралтай байхыг хүсч байгаа зүйл бол зөв бичиглэл, зөв дүрмийг хэлнэ. Нийтлэг үгсийг зөв зөв бичихийн зэрэгцээ та мөн хүлээн авагчийн нэр, түүний нэрийг оруулаад хүмүүсийн нэрсийг зөв бичихийг хүсч байна.
Ид шидийн шалгагч дээр хэт их найдах талаар болгоомжтой бай. Тэд буруу ашиглавал үг бурууг анзаардаггүй. Жишээлбэл, алдаа шалгагч нь өгүүлбэр дэх "руу" гэсэн үг рүү "Би асуух асуултууд байна" гэсэн үгийг тусгуулахгүй. Гэхдээ энэ тохиолдолд "хоёр" байх ёстой. Мерриам-Вебстер гэх мэт үнэгүй онлайн толь бичгийг ашиглан та итгэлгүй байгаа давхар шалгах.